Encargado de certificación

Haga click en el tema de la columna izquierda para ver el paso a paso de cada uno de los procesos que usted puede realizar con el rol Apoyo FIC en Sofia Plus

Certificación

- Configurar Citación

- Consultar Constancias del Aprendiz

- Consultar Informes

- Consultar Motivos de Rechazo

- Estado de Certificados

- Número de Certificados por Ficha

- Validar Requisitos de Certificación

- Generación de Reporte “Rechazos Aprendiz”

 

Configurar Citación

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Mediante los siguientes pasos usted encontrará información sobre Configurar Citación

1.Dé clic en el link "Certificación"

2.Dé clic en el link "Consultar Citación"

3.Dé clic en el ícono del recuadro "Programa de Formación" aparecerá la ventana "Datos de Búsqueda" diligencie la información solicitada

4.Dé clic en el botón "Consultar" aparecerá la Lista de Programas de Formación

5.Seleccione el programa de formación

6.Cuando tenga seleccionado el programa de formación, dé clic en el botón "Consultar"

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Se mostrará el listado "Fichas de Caracterización" solo se podrá configurar citación a aprendices que no tienen inconsistencia con el Registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica, que tienen competencia etapa práctica, están en tipo de formación titulada y va a pasar a estado certificado.

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Además, se muestra el "Listado de Aprendices con Documento no Válido para Citar Ficha" donde se resaltan todos los aprendices con esta inconsistencia, y el listado de "Aprendices Pendientes de Registro de Alternativa para el Desarrollo de la Etapa Práctica" y finalmente se incluye el botón "Generar Reporte" el cual genera un reporte en Excel.

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Condiciones para no mostrar aprendices que falta información en el registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica. 1. Tipo de Formación Titulada 2. La competencia del programa es Etapa Práctica 3. Aprendiz va a pasar a estados Por Certificar 4. No tiene información en el registro de alternativa para el desarrollo de la Etapa Práctica

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Finalmente diligencie la información solicitada y dé clic en el botón "Generar Citación a Ficha(s)" el sistema le mostrará el aviso "Se he guardado la configuración de la citación correctamente"

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Consultar Constancias del Aprendiz

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Mediante los siguientes pasos usted podrá encontrar información sobre Consultar Constancias del Aprendiz

1.Dé clic en el link "Certificación"

2.Dé clic en el link "Consultar Constancias del Aprendiz"

3.Seleccione la información solicitada y dé clic en el botón "Consultar Constancias" aparecerán los Datos del Aprendiz y Programas de Formación

4.Dé clic en el ícono de consultar constancias

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podrá consultar las Constancias, las cuales pueden ser

- Consultar Constancia Formación Titulada

- Constancia Estudios

- Constancia de Escolaridad

Seleccione el certificado que desee, se descargará en su computador

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Generación de Informe “Apendices pendientes por certificar Formación Titulada”

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Roles que se ven afectados: Encargado de certificación y Encargado de Administración Educativa

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Descripción Breve: A continuación se describe el paso a paso para la generación del informe “Aprendices Pendientes por Certificar formación Titulada”.

NOTA:Tenga en cuenta que los aprendices que rechacen su certificado, no se verán reflejados en el reporte de “Aprendices Pendientes por certificar en Formación Titulada”

1. Seleccionar el rol “Encaragado de certificación” o “Encargado de Administración Educativa”

2. Desplegar el paquete “Certificación”

3. En el menú Certificación seleccionar la opción “Consultar Informes”

4. En la pestaña tipo de Informe, seleccionar la opción “Aprendices Pendientes por certificar en Formación Titulada”

5. Seleccionar la fecha inicial

6. Seleccione la fecha final

7. Haga Click en “Generar Informe”

8. A continuación se mostrará una ventana de confirmación para abrir el documento del informe generado en Microsoft Excel. Haga click en el botón “Aceptar”.

Se le mostrará el documento del informe generado en Microsoft Excel con la información de los aprendices pendientes por certificar en Formación Titulada.

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Consultar Motivos de Rechazo

Mediante los siguientes pasos usted podrá encontrar información sobre Consultar Motivos de Rechazo

1.Dé clic en el link "Certificación"

2.Dé clic en el link "Consultar Motivos de Rechazo"

3.Seleccione la información solicitada y dé clic en el botón "Consultar Aprendiz" aparecerá la Información Básica del Aprendiz

4.Dé clic en el ícono de la parte derecha para ver los Motivos(s) de Rechazo

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Estado de Certificados

Mediante los siguientes pasos usted podrá encontrar información sobre Estado de Certificados

1.Dé clic en el link "Certificación"

2.Dé clic en el link "Estado de Certificados"

3.Seleccione la información solicitada y dé clic en el botón "Generar Informe con el Estado de los Certificados" se descargará en su computador en formato Excel

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Número de Certificados por Ficha

Mediante los siguientes pasos usted podrá encontrar información sobre Número de Certificados por Ficha

1.Dé clic en el link "Certificación"

2.Dé clic en el link "Número de Certificados por Ficha"

3.Dé clic en el ícono del recuadro "Ficha de Caracterización" y diligencie la información solicitada

4.Dé clic en el botón "Consultar" aparecerá la Lista de Fichas de Caracterización

5.Seleccione la Ficha de Caracterización

6.Dé clic en el botón "Consultar Ficha"

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Aparecerá el Listado de Aprendices Certificados, dé clic en el botón "Generar Informe de Aprendices Certificados por Ficha" se descargará en su computador en formato Excel

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Validar Requisitos de Certificación

Mediante los siguientes pasos usted podrá encontrar información sobre Validar Requisitos de Certificación

1.Dé clic en el link "Certificación"

2.Dé clic en el link "Validar Requisitos de Certificación"

3.Seleccione la información solicitada y dé clic en el botón "Consultar Aprendiz"

4.El sistema mostrará las fichas de caracterización asociadas al Aprendiz. Haga clic en el ícono "Validar datos básicos y requisitos de certificación del Aprendiz".

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El sistema mostrará las fichas de caracterización asociadas al Aprendiz. Haga clic en el ícono "Validar datos básicos y requisitos de certificación del Aprendiz".

Una vez diligenciados los campos requeridos por el sistema hacer clic en el botón "PreAprobar/No aprobar certificado".

El sistema mostrará un mensaje de confirmación. Haga clic en el botón "Aceptar" para certificar que el Aprendiz cumple con las actividades de aprendizaje requeridas para la aprobación de las competencias.

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El sistema informará que los requisitos de certificación han sido guardados exitosamente.

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Generación de Reporte “Rechazos Aprendiz”

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Roles que se ven afectados: Encargado de certificación, Encargado de Administración Educativa y Funcionario Dirección Regional

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Nota: Tenga en cuenta que el rol “Funcionario Dirección Regional” sólo podrá consultar los reportes de las sedes que pertenezcan a la regional a la cual se encuentra asociado.

A continuación se describe el paso a paso para la generación del reporte “Rechazos aprendiz”, en el cual usted podrá verificar la información de los aprendices que hayan rechazado la expedición de un certificado y/o de aquellos aprendices que indicaron que sus datos basicos no son correctos.

1. Seleccionar el rol “Encaragado de certificación”, “Encargado de Administración Educativa” o “Funcionario Dirección Regional”

2. Desplegar el paquete “Certificación”

3. En el menú Certificación seleccionar la opción “Reporte rechazos aprendiz”

1. Diligenciar la información en los campos marcados con asterisco (*)

2. Hacer click en el botón “Generar Reporte”

3. A continuación se mostrará una ventana de confirmación para abrir el documento de reporte generado en Microsoft Excel. Haga click en el botón “Aceptar”.

Se le mostrará el documento de reporte generado en Microsoft Excel con la información de los aprendices que hayan rechazado la expedición de un certificado de formación o de aquellos aprendices que hayan indicado que sus datos básicos no son correctos.

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