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Boletín No. 76, Noviembre28 - Tema: Actualización de Base de datos de Instituciones
Administrar Fichas Virtuales Centro
Roles que se ven afectados:Grupo Innovación de la Formación, Gestión Desarrollo Curricular, Integrador de Centro, Integrador Nodo, Agente SGS, Encargado de Administración Educativa, Agente GAE y/o Instructor .
Descripción Breve:Mostrar el listado de Aprendices de una ficha junto con el estado de cada uno de ellos como Aspirante y Listado como Aprendiz.
Con el rol Grupo Innovación de la Formación:
1.Dé clic en el link "Planeación de la Formación" luego en "Complementaria Virtual"
2.Dé clic en el link "Administrar Fichas Virtuales Centro".
3.Dé clic en el ícono del recuadro Programa de Formación
1.Diligencie los campos necesarios y dé clic en el botón "Consultar" aparecerá la Lista de Programas de Formación
2.Seleccione el Programa de Formación
1.Dé clic en el botón "Consultar Ficha" El sistema mostrará el Detalle de las Fichas de Caracterización
2.A partir de la fecha se podrá visualizar un nuevo icono llamado “Consultar aspirantes” el cual lo llevará al listado de aprendices de la ficha seleccionada y el estado de cada uno como aspirante y como aprendiz.
El mismo proceso se debe seguir con los roles: Gestión Desarrollo Curricular, Integrador de Centro, Integrador Nodo, Agente SGS, Encargado de Administración Educativa, Agente GAE y/o Instructor .
Consultar Inscripciones a Programas de Formación
Roles que se ven afectados: Aspirante, Aprendiz, Usuario Sena, Call Center o Grupo Innovación de la Formación
Descripción Breve: El usuario podrá cancelar una inscripción, con la opción "Cancelar inscripción no autorizada".
Con el rol Aspirante:
1.Dé clic en el link "Inscripción" luego en "Consultar programas de Formación"
2.Dar clic en el link "Consultar Inscripciones a Programas de Formación".
3.A partir de la fecha cuando el usuario ingrese a la opción Consultar Inscripciones a Programas de Formación, podrá visualizar en el registro de la inscripción, para programas de tipo complementaria virtual, el icono con la opción "Cancelar Inscripción No Autorizada", cuando la inscripción se ha realizado por terceras personas.
Cuando pase el mouse por el icono de inscripción no autorizada, se debe desplegar un tooltip con la siguiente descripción: "Cancelar Inscripción No Autorizada"
Una vez es confirmada la cancelación por la opción Inscripción No autorizada, el sistema debe presentar el siguiente mensaje “La inscripción se ha cancelado de forma correcta”
Los estados en los cuales se puede cancelar son: Preinscrito, Pendiente, No admitido y Convocado a inscripción.
El mismo proceso se debe seguir con los roles: Aprendiz, Usuario Sena, Call Center o Grupo Innovación de la Formación
Tabla Instituciones (Ajuste Base de Datos)
Roles que se ven afectados:El presente cambio no cuenta con roles por tratarse de un proceso que se ejecutará directamente por Base de Datos.
Descripción Breve:Ajuste a la tabla de instituciones de SOFIA Plus, para que exista congruencia entre los datos de las instituciones registradas en la plataforma SOFIA Plus y los datos oficiales registrados en el Ministerio de Educación Nacional (MEN).
1. Se debe realizar un ajuste a la tabla que alberga la información de Instituciones Educativas en la Base de Datos de SOFIA Plus.
2. Se deben incluir los campos que maneja actualmente el MEN, en la tabla que almacena las Instituciones Educativas en la Base de Datos de SOFIA Plus
3. La tabla definitiva de Instituciones en la Base de Datos de SOFIA Plus, debe quedar así:
La longitud de campos plasmada en la presente especificación es susceptible a cambios según el equipo técnico y de desarrollo lo considere necesario, sin embargo las longitudes relacionadas en la tabla son los valores mínimos requeridos, es decir se pueden aumentar más no disminuir.
Se debe asegurar que no se afecte la información de Instituciones Educativas que se encuentran actualmente registradas en la Base de Datos, posterior al ajuste de la tabla
Se debe asegurar que los catálogos de consulta de Instituciones continúen operando normalmente posterior al ajuste de la Tabla de Instituciones
• El presente cambio (1320), hace parte del entregable “Mejoras Registro Instituciones Educativas” el cual contiene los cambios (1320, 1321, 1322)
Tabla Instituciones (Cargue Masivo Instituciones)
Roles que se ven afectados:El presente cambio no cuenta con roles por tratarse de un proceso que se ejecutará directamente por Base de Datos.
Descripción Breve:Se requiere realizar un proceso de cargue masivo de las instituciones registradas en el MEN, para alimentar la base de datos de Instituciones de SOFIA Plus
Se debe realizar un cargue masivo de las instituciones educativas de acuerdo al archivo entregado por los usuarios del SENA, el cual contiene la información oficial de las instituciones registradas en el MEN, para esto se debe realizar un previo ajuste a la tabla de instituciones en la Base de Datos de SOFIA Plus (Cambio 1320).
Los campos que contiene el Excel a cargar son:
- Secretaria
- Código departamento
- Nombre departamento (no requiere cargarse)
- Código municipio
- Nombre municipio (no requiere cargarse)
- Código Establecimiento
- Nombre Establecimiento
- Código Sede
- Nombre Sede
- Zona
- Dirección
- Teléfono
- Estado sede
- Niveles
- Modelos
- Grados
Para el cargue de instituciones a la Base de Datos de SOFIA plus se debe realizar el siguiente ajuste de datos en el archivo Excel, en el orden presentado y sin excepciones:
1.Columna Código Departamento: Se debe anteponer al código del Departamento presentado en el Excel, el código de Colombia: 57, y este código debe contener los cinco dígitos que indica el DANE
2.De esta forma se garantizará la congruencia de datos entre la columna “Código Departamento” trae uno o dos dígitos, a estos se les debe incluir el código de Colombia (57) y llenar con ceros (0) los espacios necesarios para completar un código que posea cinco dígitos
3.Código Municipio: Se debe anteponer al código del municipio que viene en el Excel, el código de Colombia: (57). Esta columna debe contener los ocho dígitos que indica el DANE.
4.La columna “Código Municipio” del Excel trae cuatro o cinco dígitos, a estos se les debe incluir el código de Colombia (57) y llenar con ceros (0) los espacios necesarios para completar un código que posea ocho dígitos
Registrar Solicitud Empresa
Roles que se ven afectados:Promoción y Rel. Corp.
Descripción Breve:En el formulario “Oferta Especial Social” se debe mostrar un catálogo de Instituciones el cual contendrá únicamente las instituciones registradas en el MEN que contengan grados décimo y undécimo (media técnica).
Con el Rol: Promoción y Rel. Corp.
1. Dé clic en el link "Planeación de la Formación" luego en "Consolidado de Necesidades"
2. Dé clic en el link "Registrar Solicitudes de Empresa"
3. En el recuadro "Tipo de Oferta" seleccione la opción "Especial Social"
En el recuadro "Tipo de Solicitud" seleccione la opción "Articulación con la Media"
Seleccione la Institución Educativa
A partir de la fecha el sistema mostrará un catálogo de instituciones que contiene las instituciones registradas en el MEN, las cuales contienen grados décimo y undécimo (media técnica).
1.Seleccione los campos necesarios y dé clic en el botón "Consultar Instituciones"
2.Seleccione la Institución
Diligencie los campos requeridos, tenga en cuenta que los campos "Departamento" y "Municipio" no se podrán editar. Dé clic en el botón "Guardar Solicitud"
El sistema mostrará el aviso "La solicitud ha sido guardada exitosamente con el siguiente número: ###"
Este cambio hace parte del entregable “Mejoras Registro Instituciones Educativas” el cual contiene los cambios (1320, 1321, 1322)
Asignar Ficha de Caracterización a Instructor
Roles que se ven afectados:Gestión Desarrollo Curricular, Integrador de centro o Grupo innovación de la formación
Descripción Breve:El sistema identifica la fecha de asignación de un instructor a una ficha y la fecha en que se retira un instructor de una ficha.
Con el rol Gestión Desarrollo Curricular:
1.Dé clic en el link "Gestión de Ambientes" luego en "Gestión de Ambientes"
2.Dé clic en el link "Instructores" luego en "Actualizar Vigencia y Dedicación de Instructores".
3.Dé clic en el ícono del recuadro Instructor, aparecerá la ventana Asignar Instructor a Ficha
4.Diligencie los campos requeridos y dé clic en el botón "Consultar" aparerá la lista de Usuarios SENA
5.Seleccione el Instructor
1.Dé clic en el botón "Consultar Usuario SENA"
2.Dé clic en el botón "Gestionar Tiempo"
Dé clic en el link "Asignar Fichas de Caracterización"
En el listado de Fichas Asignadas al Instructor, el sistema identificará internamente las fechas tanto de asignación como de retiro de las fichas
Administrar Catálogo Instituciones
Roles que se ven afectados:Administrador de Sistema
Descripción Breve:Restringir la creación, modificación y eliminación de instituciones en el catálogo de SOFIA Plus.
Con el rol Administración del Sistema:
1.Dé clic en el link "Administración del Sistema" luego en "Administración Catálogo"
2.Dé clic en el link "Comunes" luego en "Institución".
3.El formulario de búsqueda de instituciones solo debe tener los campos “ID” y “Nombre” para la consulta, dé clic en el botón "Consultar Institución"
El sistema mostrará el listado Institución, a partir de la fecha en la columna de "Acciones" solo estará el ícono "Ver Detalles" y no sé mostrará ningún ícono que permita modificar la institución
Al dar clic en el ícono ver detalles se mostrará el "Detalle Institución"
- Sólo se podrá acceder a la presente funcionalidad “Administrar catálogos” si el usuario en sesión tiene asignado el rol ADMINISTRADOR DEL SISTEMA.
- No se debe permitir la modificación de ningún dato de la institución en ninguna de las pantallas, únicamente se podrá consultar.