Consultar Fichas de Caracterización Cambio de estado de aspirantes al aumentar el cupo de la ficha
Roles que se ven afectados:Agente SGS
Descripción Breve: Para fichas “En Matricula”, al momento de realizar aumento del cupo de la ficha, el sistema debe realizar cambio de estado a los aspirantes que se encuentren en estado 9 – No seleccionado.
Con el rol Agente SGS:
1.Dar clic en el link "SGS" luego en "Gestionar SGS"
2.Dar clic en el link "Consultar Fichas de Caracterización".
3.En el recuadro "Estado" seleccionar "En Matrícula".
4.Dar clic en botón "Consultar Fichas"
5.Dar clic en el ícono "Editar Fichas de Caracterización"
1.Seleccionar el tipo de documento.
2.Escribir el número de documento.
3.Dar clic en el botón "Consultar Roles".
4.Seleccionar el rol "Agente SGS"
1.Seleccionar el tipo de documento.
2.Escribir el número de documento.
3.Escribir la justificación.
4.Cambiar el número del cupo
5.Dar clic en el botón "Actualizar Ficha" si el proceso se realiza de forma correcta aparecerá el aviso:"La ficha de caracterización fue actualizada exitosamente"
Cuando un usuario modifica el cupo de una ficha en estado “En Matrícula” y da clic en el botón "Actualizar Ficha", el sistema valida:
Cupos adicionales de la ficha - cupo actual de la ficha - cupo anterior de la ficha.
El número de cupos adicionales no puede ser superior al parámetro establecido para suplentes del cupo anterior de la ficha (Id parámetro 20 – Número de suplentes por ficha).
En caso que no se cumplan estas condiciones el mensaje de error asociado es: "El cupo actual de la ficha no puede superar (valor Parametro) veces el cupo con el que contaba la ficha".
Si los cambios se guardan de la manera exitosa, el sistema realiza los siguientes pasos para el cambio de estado de los aspirantes:
* El sistema organiza los aspirantes que se encuentran en estado No seleccionado de mayor a menor según el puntaje obtenido en las pruebas.
* El sistema cambia automáticamente el estado a los aspirantes según el cupo adicional calculado de “No seleccionado” a “Seleccionado”, por ejemplo, si el cupo de la ficha se aumentó en 5, cambiarán de estado los 5 primeros aspirantes con mejor puntaje del listado de No seleccionados.
* El sistema envía el correo electrónico correspondiente al nuevo estado del aspirante.
El cambio de estado sólo aplica para aspirantes en estado "No Seleccionado", en caso que no se cubran los cupos adicionales con la cantidad de aspirantes en este estado, el sistema NO debe tomar aspirantes de otro estado.
Consultar Constancias del Aprendiz Adicionar una nueva constancia de escolaridad del aprendiz
Roles que se ven afectados: Aprendiz, Coordinador de Formación, Gestión Desarrollo Curricular, Empresas, Subdirector de Centro, Subdirector Encargado, y Encargado de Certificación
Descripción Breve: Permitir la consulta de la constancia de escolaridad emitida por el centro de formación al que pertenece un aprendiz.
Con el rol Coordinador de Formación:
1.Dar clic en el link "Certificación" luego en "Certificación"
2.Dar clic en el link "Consultar Constancias del Aprendiz".
3.Seleccionar el tipo y número de documento, luego dar clic en el botón "Consultar Constancias".
4.Dar clic en el ícono "Consultar Constancias"
El sistema mostrará las constancias que tiene el aprendiz, ahora se podrá ver entre ellas la de "Constancia de Escolaridad" al dar clic en su ícono, se descargará la constancia en formato PDF
Si el subdirector de centro del centro de formación del usuario que está generando la constancia NO tiene firma digital registrada en SOFIA Plus, el sistema NO debe permitir generar la constancia y presentar el siguiente mensaje de error al usuario:
"El subdirector de centro no tiene firma digital registrada, por lo que no se puede generar la constancia de escolaridad correspondiente".
Se debe hacer el mismo proceso con los roles:
Gestión Desarrollo Curricular
Empresas
Subdirector de Centro
Subdirector Encargado
Encargado de Certificación
La Constancia de Escolaridad se debe generar bajo las siguientes condiciones:
* Esta constancia sólo se debe poder generar para los aprendices que tengan entre 18 y 25 años.
* Esta constancia se debe poder generar si el aprendiz estaba matriculado en el programa de formación seleccionado en el semestre inmediatamente anterior.
* Esta constancia sólo se debe poder generar si el programa seleccionado tiene una duración de más de 160 horas.
* Esta constancia sólo se debe poder generar si el aprendiz en el programa seleccionado ha ejecutado más de 160 horas.
Evaluar Rutas de Aprendizaje
Roles que se ven afectados:Instructor
Descripción Breve: El sistema exige el registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica cuando un aprendiz que se encuentra en tipo de formación titulada, va a pasar a estado por certificar y esta evaluando la competencia "Etapa Práctica". El registro de la alternativa para desarrollar la etapa práctica aplica al tipo de formación titulada, si, desde el diseño curricular se establece en las competencias del programa, la existencia de la etapa práctica.
Con el rol Instructor:
1.Dar clic en el link "Ejecución de la Formación" luego en "Administrar Ruta de Aprendizaje"
2.Dar clic en el link "Gestión de la Ruta de Aprendizaje" luego en "Evaluar Ruta de Aprendizaje".
3.Seleccionar Ficha de Caracterización, hay que escoger un tipo de formación titulada
4.Seleccionar "competencia de Aprendizaje" y luego escoger "Resultados de Aprendizaje Etapa Práctica"
5.Seleccionar un aprendiz
6.Dar clic en el botón "Consultar Resultados de Aprendizaje" si el aprendiz no tiene información en el registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica, aparecerá el aviso: "Se debe diligenciar el registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica"
Condiciones para validar existencia de información en el registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica:
1. Tipo de Formación Titulada
2. La competencia del programa Etapa productiva debe estar seleccionada en el diseño curricular para el programa
3. Aprendiz va a pasar a estados Por Certificar
4. No tiene información en el registro de alternativa para el desarrollo de la Etapa Práctica
Evaluar Ruta de Aprendizaje Masivo
Roles que se ven afectados:Instructor
Descripción Breve: El sistema no permite evaluar y seleccionar a los aprendices que no tengan información en el registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica cuando un aprendiz que se encuentra en tipo de formación titulada, va a pasar a estado por certificar y está evaluando la competencia etapa práctica.
Con el rol Instructor:
1.Dar clic en el link "Ejecución de la Formación" luego en "Administrar Ruta de Aprendizaje"
2.Dar clic en el link "Gestión de la Ruta de Aprendizaje" luego en "Evaluar Ruta de Aprendizaje Masivo".
3.Seleccionar la Ficha de Caracterización, hay que seleccionar un programa de formación titulada
4.Seleccionar "Competencia de Aprendizaje" y luego escoger "Resultados de Aprendizaje Etapa Práctica"
5.Dar clic en el botón "Consultar"
El sistema mostrará el aviso: "Recuerde que los aprendices que no tengan información en el Registro de Alternativa para el Desarrollo de la Etapa Práctica, no podrán ser evaluado para esta competencia"
Además, los aprendices faltantes por esta información, no podrán ser seleccionados para ser evaluados
Condiciones para no habilitar la selección de aprendices que falta información en el registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica.
1. Tipo de Formación Titulada
2. La competencia del programa es Etapa Prácticaa
3. Aprendiz va a pasar a estados Por Certificar
4. No tiene información en el registro de alternativa para el desarrollo de la Etapa Práctica
Si el aprendiz se encuentra deshabilitado y se registra la alternativa para el desarrollo de la etapa práctica, en la nueva consulta debe visualizarse habilitado para ser seleccionado.
Configurar Citación
Roles que se ven afectados:Encargado de Certificación
Descripción Breve: Solo se podrá configurar citación a aprendices que no tienen inconsistencia con el Registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica, que tienen competencia etapa práctica, están en tipo de formación titulada y van a pasar a estado certificado.
Se visualiza en la sección listado de aprendices pendientes de Registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica, los aprendices que no tienen información en el registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica, tiene competencia Etapa práctica, están en tipo de formación titulada y van a pasar a estado certificado.
Con el rol Encargado Certificación:
1.Dar clic en el link "Certificación" luego en "Certificación"
2.Dar clic en el link "Configurar Citación"
3.Seleccionar un Programa de Formación
4.Dar clic en el botón "Consultar"
Se mostrará el listado "Fichas de Caracterización" solo se podrá configurar citación a aprendices que no tienen inconsistencia con el Registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica, que tienen competencia etapa práctica, están en tipo de formación titulada y va a pasar a estado certificado.
Además, se muestra el "Listado de Aprendices con Documento no Válido para Citar Ficha" donde se resaltan todos los aprendices con esta inconsistencia, y el listado de "Aprendices Pendientes de Registro de Alternativa para el Desarrollo de la Etapa Práctica" y finalmente se incluye el botón "Generar Reporte" el cual genera un reporte en Excel
Condiciones para no mostrar aprendices que falta información en el registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica.
1. Tipo de Formación Titulada
2. La competencia del programa es Etapa Práctica
3. Aprendiz va a pasar a estados Por Certificar
4. No tiene información en el registro de alternativa para el desarrollo de la Etapa Práctica
Reporte Aprendices Pendientes de Registro de Alternativa para el Desarrollo de la Etapa Práctica
Roles que se ven afectados:Encargado de Certificación
Descripción Breve: Crear un reporte para los aprendices que no tienen información en el Registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica, pertenecen a un tipo de formación titulada, tiene competencias etapa productiva y va a pasar a estado certificado.
Con el rol Encargado Certificación:
1.Dar clic en el link "Certificación" luego en "Certificación"
2.Dar clic en el link "Configurar Citación"
3.Seleccionar un Programa de Formación
4.Dar clic en el botón "Consultar"
Al final de la página se encuentra el listado de "Aprendices pendientes de registro de Alternativa para el Desarrollo de la Etapa Práctica" en este espacio dar clic en el botón "Generar Reporte" se descargará un archivo en formato Excerl
El reporte contiene la siguiente información:
• Nombre del reporte : listado de aprendices pendientes de Registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica
• Usuario que genero reporte: Nombre del usuario
• Fecha y hora en que se generó el reporte : dd/mm/aaaa hh:mm:ss
• Total Aprendices. Corresponde a la sumatoria de aprendices que tiene el reporte.
Las columnas del reporte contienen los siguientes campos:
Código ficha, Tipo identificación, Numero Identificación y Nombre del Aprendiz.
El orden en que se visualizan es el siguiente:
Código Ficha - Tipo identificación - Numero identificación