Nuevas funcionalidades - Boletín No. 16, Diciembre 21 -
En el presente boletín se describen los cambios y el paso a paso en la herramienta de gestión académico administrativa SENA, denominada SOFIA Plus, los cuales quedarán habilitados a partir del 21 de Diciembre de 2012.
DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
EQUIPO SOFIA PLUS
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A partir de la fecha, el proceso de consulta de programas de formación ha sido modificado con el propósito de facilitar y agilizar la búsqueda del usuario.
Para consultar un programa de formación :
- Ingrese a https://oferta.senasofiaplus.edu.co/sofia-oferta/
- Seleccione el tipo de modalidad de formación que desea cursar.
- Titulada
- Complementaria
- Virtual
- Empresas
- Haga clic en el botón "Buscar programa".
- El sistema mostrará los programas de formación ofertados de acuerdo al filtro de búsqueda establecido
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A partir de la fecha el Instructor podrá generar un reporte de aprendices con todos los resultado por competencias para los roles de centros.
Módulo: Ejecución de la formación
Rol: Instructor
Actividad: Reportes de juicio de evaluaciónIngresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
Seleccionar el rol Instructor, entrar al paquete Ejecución de la formación y seleccionar la opción "Reporte de juicio de evaluación".
Hacer clic en el ícono "Buscar ficha de caracterización"
El sistema mostrará el listado de fichas de caracterización. Ubique la ficha deseada y haga clic en el ícono "Agregar".
Hacer clic en el botón "Generar reporte".
El sistema mostrará el reporte de juicios de evaluación.
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A partir de la fecha el rol Call Center podrá consultar las novedades y citaciones del Aprendiz.
Módulo: SGS
Rol: Call Center
Actividad: Consultar novedades y citaciones del AprendizIngresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
Seleccionar el rol Call Center, entrar al paquete SGS de la formación y seleccionar la opción "Consultar registro".
Para consultar el registro de un Aprendiz debe:
- Seleccionar el tipo de documento.
- Ingresar el documento de identificación.
- Hacer clic en el botón "Consultar registro".
El sistema mostrará la información de registro del usuario. Haga clic en el ícono "Consultar novedades del Aprendiz"
El sistema mostrará las novedades registradas del Aprendiz y el estado de cada una de ellas.
Adicionalmente, el rol Call Center podrá consultar las citaciones del Aprendiz.
El sistema mostrará las citaciones a matrícula del Aprendiz.
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A partir de la fecha, las novedades y el tiempo de inhabilidades serán ajustadas de acuerdo al reglamento del Aprendiz 2012.
INHABILIDAD (meses)
TIPO DE NOVEDAD SUBTIPO DE NOVEDAD MÍNIMO MÁXIMO Retiro proceso de formación
Retiro voluntario
6
6
Por fallecimiento
0
0
Inexistencia programa de formación a reingresar
0
0
No inició proceso de formación
6
6
Novedad integración con la media
0
0
Deserción proceso de formación
Incumplimiento -Inasistencia 3 dias consecutivos o más sin justificación
6
6
No presenta evidencia realización etapa productiva
6
6
No se reintegra a partir de la fecha límite autorizado aplazamiento
6
6
Cancelación matrícula índole académico
No cumplió plan de mejoramiento
6
12
No cumplió Plan de mejoramiento
12
24
Incumplimiento contrato de aprendizaje
6
12
Cancelación matrícula índole disciplinario
Sanción impuesta mediante debido proceso
12
24
Condicionamiento de matrícula
Concertación Plan de mejoramiento
1
1
Aplazamiento
Enfermedad
0
24
Servicio militar
0
24
Licencia de maternidad
0
6
Cambio de domicilio
0
6
Problemas familiares
0
6
Motivos personales
0
6
Problemas económicos
0
6
Problemas laborales
0
6
Calamidad domestica
0
6
Reingreso
A la misma ficha
0
0
A una ficha diferente
0
0
Traslado de centro
Cambio de domicilio
0
0
Motivos personales
0
0
Motivos laborales
0
0
Traslado de jornada
Motivos personales
0
0
Motivos laborales
0
0
Traslado de ficha
Unificación fichas
0
0
Traslado de programa
Motivos personales
0
0
Retiro por fraude
Suplantación de datos básicos para certificarse
El Aprendiz quedará inhabilitado de por vida
Tenga en cuenta que estará restringido el traslado de aprendices durante los primeros tres meses. Después de los tres meses el sistema habilitará los tipos de novedad:
- Traslado de centro.
- Traslado de jornada.
- Traslado de ficha.
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A partir de la fecha, el Instructor al evaluar la ruta de aprendizaje del Aprendiz podrá filtrar la consulta por el campo "Juicio evaluativo".
Módulo: Ejecución de la formación
Rol: Instructor
Actividad: Evaluar ruta de aprendizajeIngresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
Seleccionar el rol Instructor, entrar al paquete Ejecución de la formación y seleccionar la opción "Evaluar ruta de aprendizaje".
El sistema permitirá filtrar la consulta seleccionado el tipo de juicio evaluativo.
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A partir de la fecha al Instructor se le deshabilitarán las opciones intercambio de proyecto y cambiar estado de proyecto.
ANTES DESPUÉS 
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Cordialmente nos permitimos informar que a partir del 2013 se presentarán los siguientes cambios en el proceso de certificación administrado en la plataforma de gestión académico administrativa SOFIA Plus.
SUBDIRECTORES:
En el año 2013 se presentarán cambios en el proceso de certificación que actualmente se maneja en la herramienta de Gestión Académico Administrativa del SENA SOFIA Plus, los Subdirectores de Centro con su rol en la herramienta recibirán diariamente un correo electrónico de SOFIA Plus donde serán notificados acerca de los aprendices pendientes por firma digital en el proceso de certificación en el aplicativo DSIGNER. Si se cumplen 10 días y si existen aprendices certificados pero sin firma digital, se enviará un email de alerta.
Los certificados de los aprendices de formación Complementaria Virtual se incluirán, generaran y firmarán en el sistema de firma digital DSIGNER tal y como se realiza actualmente en programas de formación titulada y complementaria.COORDINADOR DE FORMACIÓN:
En el año 2013 para los funcionarios que tienen asignadas las funciones de Coordinador de Formación y que tiene su rol en SOFIA Plus, se presentará el siguiente cambio, al momento de validar los requisitos de certificación para programas complementarios y titulados, el sistema mostrará una "alerta de control" para los aprendices que les aprobaron todos los resultados de aprendizaje en un solo día. Adicionalmente en el mensaje aparecerá un icono en forma de lupa donde se mostrara un reporte detallado con las competencias, resultados, instructor y fecha en la que le aprobaron los Resultados de aprendizaje. Este mensaje servirá para realizar seguimiento y auditoria en el proceso de evaluación.
Existirá una opción para certificar programas complementarios virtuales, el proceso será similar al de certificación de programas complementarios presenciales. Se mostrara una alarma en cada ficha donde existan aprendices que les evaluaron todos los resultados de aprendizaje en 5 días desde el momento de iniciar la fecha de formación de la ficha, al momento de consultar la ficha mostrara en la lista de aprendices que tienen esta condición. Adicionalmente al momento de ingresar a la opción aparecerá el número total de fichas y aprendices en estado por certificar.
Otro beneficio que se encontrará en el 2013, es la inscripción automática que se realizará al momento de certificar al aprendiz vinculado a un programa de formación virtual que maneja niveles. Por tanto, el sistema valida que el aprendiz quede certificado para inscribirlo al siguiente nivel de formación como los programas de bilingüismo. -
A partir de la fecha el Coordinador de Formación al validar requisitos de certificación del Aprendiz, si éste tiene todos los juicios evaluativos aprobados el mismo día el sistema informará:
"El Aprendiz tiene todos sus juicios evaluativos aprobados en un solo día. Por favor visualice los detalles aquí"; habilitándo un ícono para consultar el pdf con la información de competencias y resultados aprobados junto con las fechas de aprobación y el instructor que los evaluó.Módulo: Certificación
Rol: Coordinador de Formación
Actividad: Validar requisitos de certificaciónIngresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
Seleccionar el rol Coordinador de Formación, entrar al paquete Certificación y seleccionar la opción "Validar requisitos de certificación".
Para validar los requisitos de certificación del Aprendiz debe:
- Seleccionar el tipo de identificación.
- Ingresar el documento de identidad.
- Hacer clic en el botón "Consultar Aprendiz"
El sistema mostrará la ficha de caracterización. Haga clic en ícono "Ingresar requisitos"
El sistema informará que el Aprendiz tiene todos sus juicios evaluativos aprobados en un solo día.
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A partir de la fecha el Coordinador de Formación al validar los requisitos de certificación del Aprendiz en formación complementaria podrá consultar el historial de los motivos por los cuales la certificación ha sido rechazada anteriormente.
Módulo: Certificación
Rol: Coordinador de Formación
Actividad: Certificar formación complementariaIngresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
Seleccionar el rol Coordinador de Formación, entrar al paquete Certificación y seleccionar la opción "Certificar formación complementaria".
Consultar la ficha de caracterización haciendo clic en el ícono "Ficha de caracterización".
Consultar la ficha de caracterización por cualquiera de los filtros de búsqueda establecidos (código, fecha inicial -final o jornada) y haga clic en el botón "Consultar". El sistema mostrará el listado de fichas de caracterización de acuerdo al filtro de consulta establecido.
Ubique la ficha de caracterización deseada y haga clic en el ícono "Agregar".
Hacer clic en el botón "Consultar aprendices". El sistema mostrará las fichas de caracterización con aprendices por certificar. Ubique el Aprendiz y seleccione si desea generar o no generar documento.
En caso de seleccionar "No generar documento" debe ingresar el motivo del rechazo y haga clic en el botón "Certificar aprendices".
Cuando la certificación del Aprendiz ha sido rechazada el sistema habilitará el ícono "Motivo rechazo" que permite consultar el motivo por el cual fue rechazada la certificación.
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A partir de la fecha el Coordinador de Formación podrá certificar aprendices de programas de formación virtual.
Módulo: Certificación
Rol: Coordinador de Formación
Actividad: Certificar formación complementaria virtualIngresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
Seleccionar el rol Coordinador de Formación, entrar al paquete Certificación y seleccionar la opción "Certificar formación complementaria virtual".
El sistema mostrará las fichas de caracterización con Aprendices pendientes por certificar. Ubique la ficha de caracterización deseada y haga clic en el ícono "Consultar ficha".
El sistema mostrará el listado de aprendices por certificar. Seleccione los aprendices a certificar y seleccione para cada uno si generará o no documento de certificación y haga clic en el botón "Certificar aprendices".
