| Nuevas funcionalidades - Boletín No. 11, Julio 27 - |
| 25 de julio de 2012 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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En el presente boletín se describen los cambios y el paso a paso en la herramienta de gestión académico administrativa SENA, denominada SOFIA Plus, los cuales quedarán habilitados a partir del 27 de Julio de 2012 encaminados a garantizar la seguridad y confidencialidad de la información. DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
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Consultar el programa de formación por cualquiera de los filtros de consulta disponibles (tipo de programa, línea tecnológica, red
tecnológica, versión del programa, estado, nombre del programa, código del programa, programa a la medida).
Seleccionar programas de formación tipo titulada.
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Seleccionar programas de formación en estado “En elaboración”.
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Hacer clic en el botón “Buscar” para consultar el programa de formación.
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El sistema mostrará el listado de programas de formación encontrados de acuerdo al filtro de consulta seleccionado habilitando para cada programa las opciones:
- Consulta de programa.
- Modificar programa.
Hacer clic en el ícono “Modificar programa”.
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El sistema traerá la información básica del programa de formación permitiendo la edición o actualización de:
- Datos básicos
- Sectores locomotora
- Ocupaciones
Adicionalmente, se habilita el botón “Ambiente requerido” cuyo propósito es garantizar el aprovechamiento adecuado de los ambientes de formación en el desarrollo de las actividades de los aprendices.
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Ingresar la información solicitada para el ambiente requerido del programa de formación y hacer clic en el botón “Guardar”.
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A partir de la fecha durante la creación de programas de formación de nivel titulado se debe especificar el sector de clase mundial y el sector locomotora asociados al programa.
Módulo: Diseño curricular
Rol: Equipo de diseño curricular
Actividad: Administración de programas
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”.
Seleccionar el rol Equipo de diseño curricular, entrar al paquete Diseño curricular y seleccionar la opción “Administración de
programas”
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Hacer clic en el botón “Crear programa de formación”.
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Ingresar la información básica del programa de formación.
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Ingresar la información del perfil técnico del instructor.
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Seleccionar el sector de clase mundial y locomotora asociados al programa de formación.
Seleccionar del listado un sector de clase mundial para el programa de formación.
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Seleccionar del listado un sector locomotora para el programa de formación.
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Agregar las ocupaciones y hacer clic en el botón “Guardar”.
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A partir de la fecha se incluye una nueva opción en la generación de reportes para los programas de formación que
incluyne sectores de clase mundial y locomotoras.
Este nuevo reporte estará disponible para usuarios con rol Equipo de diseño curricular y Diseño y desarrollo dirección general.
Módulo: Diseño curricular
Rol: Equipo de diseño curricular
Actividad: Consultar reportes
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”.
Seleccionar el rol Equipo de diseño curricular, entrar al paquete Diseño curricular y seleccionar la opción “Consultar reportes”.
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Seleccionar el tipo de reporte que desea generar.
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Al seleccionar el reporte “Diseños con sectores mundiales y locomotoras” el sistema preguntará el nivel del reporte.
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Podrá generar reportes de nivel nacional de tipo:
- Nacional
- Centro
- Regional
Seleccione el tipo de reporte y haga clic en el botón “Generar”.
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El sistema generará el reporte en formato Excel incluyendo la información de los sectores de clase mundial y locomotoras asociados al programa de formación.
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Para el restablecimiento de la contraseña de ingreso a SOFIA Plus, el sistema solicitará la siguiente información:
- Fecha de expedición del documento.
- Fecha de nacimiento.
- Correo electrónico.
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co . Hacer clic en el enlace “¿Olvidó su clave?”.
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Ingresar el documento de identidad y hacer clic en el botón “Siguiente”.
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Seleccionar la fecha de expedición del documento de identidad y hacer clic en el botón “Siguiente”.
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Seleccionar la fecha de nacimiento y hacer clic en el botón “Siguiente”.
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Seleccionar el correo electrónico y hacer clic en el botón “Siguiente”.
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El sistema enviará un correo electrónico al usuario suministrando la información de acceso a SOFIA Plus.
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El cuerpo del mensaje enviado por el sistema tendrá la siguiente estructura:
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En caso de bloqueo tenga en cuenta las recomendaciones establecidas en el portal SOFIA Plus.
http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&task=view&id=239&Itemid=254
Al realizar el registro de un usuario en SOFIA Plus éste deberá aceptar la política de confidencialidad definida para el uso de la herramienta. Si desea conocer los términos, condiciones de uso y la política de confidencialidad podrá hacerlo a través del portal SOFIA Plus.
http://portal.senasofiaplus.edu.co/index.php?option=com_content&task=view&id=237&Itemid=252
Para garantizar que los usuarios reciban toda la información, notificaciones y actualizaciones referentes a SOFIA Plus, se recomienda agregar la dirección de correo electrónico de SOFIA Plus a la libreta de contactos. Este proceso asegura que la correspondencia será entregada directamente en su bandeja de entrada y no será interpretada como Spam o correo basura.
Para realizar este proceso seleccione su proveedor de correo electrónico y siga los pasos indicados en el portal SOFIA Plus para agregar el correo de SOFIA Plus a la libreta de direcciones.
Para realizar el registro en SOFIA Plus debe:
- Ingresar la información básica
- Ingresar la información de lugar de residencia, datos de contacto y especificar la contraseña para ingresar a SOFIA Plus.
- Aceptar los términos de uso y la política de confidencialidad e ingresar la imagen de control para realizar el registro.
La aceptación de los términos de uso y la política de confidencialidad de la herramienta de Gestión Académica del SENA lo hace responsable con:
- El usuario y la contraseña asignados son de carácter intransferible, personal y modificable úbicamente por su titular.
- La información que registra es verídica, real, y corresponde a sus datos personales.
- La suplantación o ingreso de información falsa constituye un fraude el cual puede conllevar sanciones e inhabilidades.
- Como usuario hará un buen uso de la información a la que tenga acceso.
Con el propósito de asegurar que la información y los procesos efectuados en SOFIA Plus se realicen de manera segura y cumpliendo con las políticas de seguridad el ingreso de segunda clave será implementado en SOFIA Plus para ejecutar acciones y procedimientos de alta complejidad y nivel crítico.
Módulo: Registro
Rol: Usuario
Actividad: Gestionar segunda clave
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”.
Seleccionar el rol Usuario, entrar al paquete Registro y seleccionar la opción “Gestionar segunda clave”.
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Para gestionar la segunda clave tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
- El sistema presentará al usuario cinco imágenes. Seleccione la imagen de su preferencia y continúe con el proceso.
- Seleccionar la pregunta de seguridad de su preferencia. Para ilustrar la situación se utilizarán los siguientes datos de ejemplo:
- Nombre de su primera mascota
- Nombre de su equipo favorito
- Nombre de su abuelo paterno
- Ingresar la respuesta de acuerdo a la pregunta de seguridad seleccionada y haga clic en el botón “Guardar segunda clave”.
- El sistema informará que la segunda clave ha sido guardada exitosamente.
La segunda clave será implementada en SOFIA Plus para ejecutar acciones y procedimientos de alta complejidad y nivel crítico. Si al realizar un proceso en SOFIA Plus el sistema solicita ingresar la segunda clave tenga en cuenta las siguientes indicaciones.
Por medio del siguiente ejemplo se explicará el proceso a seguir
Consultar ruta del aprendiz
Módulo: Ejecución de la formación
Rol: Instructor
Actividad: Consultar ruta del aprendiz
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”.
Seleccionar el rol Instructor, entrar al paquete Ejecución de la formación y seleccionar la opción “Consultar ruta del
aprendiz”.
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Para consultar la ruta del aprendiz el sistema solicitará ingresar la segunda clave.
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Seleccionar la imagen de seguridad.
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Seleccionar la pregunta de seguridad, ingresar la respuesta y hacer clic en el botón “Ingresar”.
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Si la respuesta es correcta el sistema permitirá continuar con la consulta de la ruta del aprendiz.
Tenga en cuenta que el usuario dispone de tres intentos para ingresar la segunda clave, de lo contrario será bloqueado automáticamente.
El sistema informará que la clave ingresada es incorrecta durante el primer intento. Si nuevamente es ingresada una respuesta errónea el sistema informará que dispone de una oportunidad más antes de que su usuario sea bloqueado.
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Para evitar que su usuario sea bloqueado por haber excedido el número de intentos disponibles ingresando la segunda clave haga clic en el enlace “¿Olvidó su segunda clave?”.
Para restablecer la segunda clave debe:
- Ingresar la primera clave (contraseña).
- Al hacer clic sobre el enlace “¿Olvidó su segunda clave?” el sistema enviará automáticamente un correo electrónico con el código de verificación.
- Ingrese el código de verificación suministrado y haga clic en el botón Siguiente“.
- Seleccione la imagen de seguridad de su preferencia y haga clic en el botón “Guardar segunda clave”.
- El sistema informará que la segunda clave ha sido guarda exitosamente.
Si el usuario desea cambiar la pregunta de seguridad seleccionada podrá actualizar la pregunta y la respuesta ingresada en SOFIA Plus. A continuación se especifica el proceso a seguir.
Módulo: Registro
Rol: Usuario
Actividad: Modificar pregunta de seguridad
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co
y hacer clic en el botón “Ingresar”.
Seleccionar el rol Usuario, entrar al paquete Registro y seleccionar la opción “Gestionar segunda
clave”.
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Para modificar la pregunta de seguridad debe:
- Ingresar la primera clave (contraseña).
- Al hacer clic sobre la opción Modificar pregunta de seguridad” el sistema enviará automáticamente un correo electrónico con el
código de verificación.
- Ingrese el código de verificación suministrado y haga clic en el botón Siguiente“.
- Seleccionar la pregunta de seguridad.
- Ingresar la respuesta a la pregunta seleccionada y hacer clic en el botón “Guardar”.
- El sistema informará que la pregunta de seguridad ha sido guardada exitosamente.
Durante la activación de la prueba de selección el sistema mostrará al usuario un mensaje de confirmación que permitirá activar la prueba para los aspirantes seleccionados.
Módulo: Selección
Rol: Usuario SENA
Actividad: Consultar asignación de pruebas
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”.
Seleccionar el rol usuario SENA, entrar al paquete Selección y seleccionar la opción “Consultar asignación de pruebas”.
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El sistema traerá el listado de pruebas a ejecutar. Ubique la prueba seleccionada y haga clic en el ícono “Ejecutar prueba”.
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El sistema traerá la información. Haga clic en el botón “Activar prueba”. El sistema mostrará un mensaje de advertencia que
permitirá o no activar la prueba de selección.
Hacer clic en el botón “Aceptar” para activar la prueba o “Cancelar” para que ésta no se active aún.
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A partir de la fecha el rol Administrador de centro y bienestar podrán asignar a los usuarios el rol “Bienestar de centro”.
Módulo: Administración del sistema
Rol: Bienestar de centro
Actividad: Asignar roles
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”.
Seleccionar el rol Administrador de centro, entrar al paquete Administración del sistema yseleccionar la opción “Asignar roles”.
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Consultar el usuario al cual desea asignar el rol y seleccionar los roles que serán asignados.
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A partir de la fecha al consultar programas de formación de la oferta educativa el sistema mostrará la modalidad del programa ofertado.
Para esto, se
han establecido las siguientes modalidades:
- Virtual
- Presencial
- Desescolarizada
- Combinada
- A distancia
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A partir de la fecha el rol Encargado de administración educativa podrá consultar el reporte de inscritos en alta demanda de oferta por hora habilitándose la opción para exportar en formato Excel.
Módulo: Inscripción
Rol: Encargado de administración educativa
Actividad: Consultar reporte de inscritos
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”.
Seleccionar el rol Encargado de administración educativa, entrar al paquete Inscripción y seleccionar la opción “Consultar reporte de
inscritos”.
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Al hacer clic en la opción “Consultar reporte de inscritos” el sistema mostrará el histórico del proceso de inscripción.
Ubique el reporte deseado y haga clic en el ícono “Ver detalle”.
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El sistema mostrará el reporte de inscritos habilitando la opción “Generar Excel”.
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Hacer clic en el botón “Generar Excel”.
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En la creación de fichas de caracterización de nivel titulado se debe especificar la modalidad del programa de formación.
Las modalidades de programa disponibles son:
- Presencial
- A distancia
- Virtual
- Desescolarizada
- Combinada
Módulo: Planeación de la formación
Rol: Gestión de desarrollo curricular
Actividad: Crear ficha de caracterización titulada
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”.
Seleccionar el rol Gestión de desarrollo curricular, entrar al paquete Planeación de la formación y seleccionar la opción “Consultar programas sugeridos por la red”.
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Durante la creación de fichas de caracterización de nivel titulado se deberá especificar la modalidad del programa de formación.
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La gestión de registros duplicados permitirá unificar la información de dos usuarios en un solo registro. Esta opción generalmente es usada para aquellos aprendices que se han registrado con documento de identificación tipo TI y al cumplir mayoría de edad se registran nuevamente con documento de identificación tipo CC.
El objetivo de esta opción es unificar los registros para que exista una sola persona registrada en el sistema. Al realizar esta unificación toda la información del registro que será denominado como "Incorrecto" será cargada al registro "Correcto".
Aplicado a la situación citada anteriormente, toda la información del registro con TI será cargada al registro con CC,toda la información de formación, certificaciones, etc. del registro con TI será eliminada del sistema.
La ejecución de este procedimiento implica un alto grado de complejidad y responsabilidad. Por lo tanto, solamente debe ser ejecutado cuando se tenga total certeza que los dos registros corresponden a la misma persona. De lo contrario se sugiere abstenerse de ejecutar procedimiento porque es una operación irreversible y la información eliminada no podrá ser restaurada nuevamente.
Módulo: SGS
Rol: Administrador de centro
Actividad: Gestionar registros duplicados
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”.
Seleccionar el rol Administrador de centro, entrar al paquete SGS y seleccionar la opción “Gestionar registros duplicados”.
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Para gestionar registros duplicados debe:
- Seleccionar el tipo de documento
- Ingresar el documento de identificación
- Hacer clic en el botón “Consultar datos generales”
El sistema traerá la información básica de los usuarios consultados en cada una de las instancias (Datos correctos y datos incorrectos).
Hacer clic en el botón “Cambiar información” para unificar los registros seleccionados.
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Confirme la unificación de registros haciendo clic en el botón "Aceptar" de lo contrario, haga clic en el botón "Cancelar". El sistema informará que la información se ha corregido satisfactoriamente.
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