Boletín No. 74 Octubre 27-Cambios en la Oferta Sofiaplus
Trazabilidad de Estados de Aprendices
Roles que se ven afectados:Grupo Innovación de la Formación, Integrador de Centro, Integrador de Nodo, Encargado de Administración Educativa, Agente GAE, Agente SGS, Instructor.
Descripción Breve:Este caso de uso permite al usuario consultar las fechas en las cuales el aprendiz cambia de estado (en tránsito, cancelado, certificado).
Con el rol Grupo Innovación de la Formación:
1.Dar clic en el link "Reportes" luego en "Reportes Virtuales"
2.Dar clic en el link "Trazabilidad de Estados Aprendices".
3.El sistema le mostrará:
- Nombre Programa
- Ficha de Caracterización
- Código Ficha
Seleccione la información correspondiente y dé clic en el botón "Generar Reporte" se descargará el reporte en su computador en formato Excel
El Sistema descargará un reporte como el siguiente:
Podrá consultar las fechas en que el aprendiz cambió de estado (en tránsito, cancelado o certificado)
Para los demás roles implicados se realiza el mismo proceso
Para el rol Integrador Nodo sólo se muestra información de los aprendices de fichas asociadas al nodo al que pertenece. En el caso que el usuario consulte fichas que no pertenezcan a su nodo, se mostrará el siguiente mensaje: “El nodo al que usted pertenece no corresponde al centro de la ficha de caracterización seleccionada.”
Si el usuario consulta diligenciando únicamente el filtro de Programa, deberá diligenciar el filtro de ficha o código de ficha obligatoriamente.
Para los usuarios con rol Integrador de centro, Agente GAE y/o Instructor, sólo se mostrarán las fichas asociadas al mismo centro al que está asociado el usuario. Si se consulta una ficha que no pertenezca al centro del usuario se mostrará el siguiente mensaje: “La ficha consultada no pertenece al centro al cual usted se encuentra asociado”
Registro Usuarios Nuevos - Adicionar campo Tipo Sangre
Roles que se ven afectados: Posible Aprendiz
Descripción Breve: Adicionar un nuevo campo que le permita al usuario ingresar su RH.
Con el rol Usuario que se va a inscribir:
1.En el portal Sofiaplus dé clic en el botón "Registrarse"
El sistema le mostrará una ventana para confirmar si no se ha inscrito previamente
1.Seleccione el tipo de documento y digite su número de documento
2.Dé clic en el botón "Validar"
Para empezar el proceso de registro dé clic en el cuadro "Acepto los términos de uso y política de confidencialidad y entiendo las responsabilidades derivadas de estas"
En la página siguiente podrá ver que se ha añadido el item "Tipo de Sangre" y su respectiva lista desplegable para seleccionar el que aplique
Cambio de Diseño en el Proceso de Registro de Usuario Nuevo
Roles que se ven afectados:Persona No Registrada
Descripción Breve:A partir de la fecha se presentarán los siguientes cambios en el proceso de registro para usurios nuevos
1.En el portal Sofiaplus dé clic en el botón "Registrarse"
El sistema le mostrará una ventana para confirmar si no se ha inscrito previamente
1.Seleccione el tipo de documento y digite su número de documento
2.Dé clic en el botón "Validar"
En el paso 1 "Términos y Condiciones" se mostrará ahora los "Documentos que se deben tener a mano"
El paso 2 "Información Básica" se mostrará ahora De la siguiente manera:
Se añade un item: Tipo de Sangre
El paso 3 "Datos de Contacto" se mostrará ahora de la siguiente manera
El paso 4 "Situación Laboral" se mostrará ahora de la siguiente manera
El paso 5 "Asignar Clave y Finalizar" se mostrará ahora de la siguiente manera
Realizar Inscripción - Adicionar Encuesta Nivel Educativo
Roles que se ven afectados:Posible Aprendiz de programa de educación Titulada y Complementaria No Virtual
Descripción Breve: Adicionar en el proceso de inscripción, la encuesta que permite pedir información sobre el nivel educativo del usuario que se está inscribiendo a un curso de formación.
Paso 1: Inicie el proceso de inscripción al programa de su interés
Paso 2: En este paso; Confirmar Solicitud de Inscripción en “Nombre Programa” se adicionará la información de la Ficha a la cual se está inscribiendo el usuario.
El campo Ficha es un campo informativo que presenta el número de la ficha y el nombre del programa al cual se está inscribiendo el usuario
Paso 3: En este paso el sistema solicitará la información sobre su nivel educativo, seleccionando primero el nivel, luego la cantidad de años aprobados y el título obtenido (si aplica)
Realizar Inscripción - Reorganización en el Proceso de Inscripción
Roles que se ven afectados:Usuarios quienes quieran inscribirse a un programa de formación
Descripción Breve: Reorganizar el proceso de inscripción que se realiza desde la página web de SOFIA Plus, con el propósito de identificar desde el primer paso al usuario registrado que desea inscribirse a un programa de formación.
A partir de la fecha el proceso de inscripción se realizará de la siguiente manera:
Haga la validación escribiendo el código suministrado por la empresa
Paso 1: Si ya está registrado diligencie la información solicitada y dé clic en el botón "Siguiente" si nunca se ha registrado en Sofiaplus dé clic en el botón "Registrarse"
Paso 2: El sistema le mostrará los datos y requisitos del programa de formación, ahora se incluye el item "Ficha" que le indica el número y nombre del programa, certifique que cumple los requisitos y dé clic en el botón "Siguiente"
Paso 3: En este paso el sistema solicitará la información sobre su nivel educativo, seleccionando primero el nivel, luego la cantidad de años aprobados y el título obtenido (si aplica) dé clic en el botón "Siguiente"
Paso 4: Indique si pertenece a un tipo de población y dé clic en el botón "SIguiente"
Paso 5: seleccione la información según corresponda y dé clic en el botón "Terminar"
El sistema mostrará la siguiente imagen mostrandole que su solicitud de inscripción fue exitosa
Consultar Oferta Educativa - Pantalla de publicación y consulta de la oferta educativa
Descripción Breve: Mejoras al vínculo “Habilidades que desarrolla y requisitos” que se muestra por cada uno de los programas ofrecidos por el SENA:
- Cambio de nombre del link
- Adición de información en el PopUp – Toda la información que se muestre debe ir de acuerdo al perfil de ingreso y egreso registrado para el programa.
A partir de la fecha podrá encontrar el link "Competencias que Desarrola y Requisitos"
Al dar clic en el link, el sistema le mostrará la ventana "Más detalles" esta le mostrará toda la información que debe ir de acuerdo al perfil de ingreso y egreso registrado para el programa.
Registro de Usuarios Nuevos - Guardado parcial de la información registrada por el usuario en base de datos.
Descripción Breve: Guardar parcialmente en base de datos la información que el usuario que se está registrando en SOFIA Plus ingresa a lo largo del proceso de registro.
Al ingresar al portal Sofiaplus dar clic en el botón "Registrarse"
Empezar con el proceso de registro
A partir de la fecha cuando el usuario que se está registrando en el portal de SOFIA Plus selecciona el botón Continuar que se encuentra en el Paso 2, Paso 3 y Paso 4, el sistema debe guardar parcialmente en una tabla temporal la información que se ingresa en cada uno de los pasos, es decir, cuando se selecciona el botón Continuar del Paso 2, se debe guardar temporalmente la información que el usuario ingreso en ese paso, cuando el usuario selecciona el botón Continuar del Paso 3, se debe guardar temporalmente la información que el usuario ingreso en ese paso y cuando el usuario selecciona el botón Continuar del Paso 4, se debe guardar temporalmente la información que el usuario ingreso en ese paso.
De esta forma si el usuario se sale del registro, cuando vuelva a ingresar para continuar con su registro en el portal, cuando se valide si el documento de identificación ya existe, se muestre la información que hasta el momento el usuario ha ingresado en cada uno de los pasos, permitiendo modificar la información previamente ingresada y pueda terminar su registro sin tener que volver a ingresar información que ya se había ingresado.
Cuando el usuario selecciona el botón Finalizar que se encuentra en el Paso 5, el sistema debe guardar de manera permanente la información que el usuario ingreso al momento de registrarse en SOFIA Plus. Así mismo, se debe eliminar de manera definitiva de la tabla temporal, la información que el usuario ingresó en los pasos 2, 3 y 4 cuando seleccionó el botón Continuar.
Ver Detalle de la Ficha de Caracterización
Descripción Breve: Mejoras al vínculo “Ver más” que se muestra por cada uno de los programas ofrecidos por el SENA:
Modificación de información en el PopUp – Toda la información que se muestre debe ir de acuerdo al perfil de ingreso y egreso registrado para el programa.
Dar clic en el link "Ver más"
- El campo Perfil de Entrada cambiará el nombre por “Requisitos de ingreso” y allí se mostrará el link “Ver requisitos de ingreso” (Información registrada en el perfil de ingreso).
- En el campo Descripción del programa se mostrará la Descripción general del perfil del egresado. (Información registrada en el perfil de egreso)
- El campo Requisitos adicionales ya no se mostrará.
- Campo “Habilidades que desarrolla” cambiará su nombre por “Competencias que desarrolla”.
- Competencias que desarrolla. (Información registrada en el perfil de egreso, sólo se mostrarán las competencias en estado ACTIVO (Competencias_por_programa = 1))
- Sólo aplicará para los programas de Tipo titulado que tengan asociado un perfil de ingreso, para los programas anteriores a esta fecha se debe continuar presentando la información de la oferta como está hoy sin modificar
Al dar clic en el link "Ver Requisitos de Ingrerso" se mostrará la siguiente ventana
Realizar Inscripción - Mejoras a Vínculo "Inscripción" que se muestra en en los programas de formación
Descripción Breve:Mejoras al vínculo “Inscripción” que se muestra por cada uno de los programas ofrecidos por el SENA:
Modificación de información en el PopUp –se adicionará el link que llevará al usuario a una nueva ventana donde se mostrarán los requisitos de ingreso del programa.
Seleccione el programa de formación al que se va a inscribir y dé clic en el link "Ver Más"
Dar clic en el botón "Inscripción"
Diligencie la información requerida en el paso 1
En el paso 2 el sistema ahora mostrará el link "Ver Más Requisitos" dar clic en este link
El sistema mostrará los "Requisitos de Ingreso al Programa"
Perfil de Ingreso en Oferta
Descripción Breve:Se mostrará una nueva pestaña con la información del perfil de ingreso registrada por programa en el momento en que el usuario haga clic en el link “Ver requisitos de ingreso”
Cuando Cuando se ha buscardo un programa de formación se da clic en el título y luego en "Inscripciones"
Aparecerá la ventana "Más Detalles" dé clic en el link "Ver Requisitos de Ingreso"
El sistema mostrará la información respecto a "Nivel de competencias a demostrar en el proceso de ingreso por tipo de certificación"
- Sólo aplicará para los programas de Tipo titulado que tengan asociado un perfil de ingreso, para los programas anteriores a esta fecha se debe continuar presentando la información de la oferta como está hoy sin modificar.
Asignar Permisos de Acceso al Rol "Funcionario Dirección General"
Roles que se ven afectados: Funcionario Dirección General
Descripción Breve:Asignar permisos de acceso al rol “Funcionario Dirección General” para la consulta de programas de formación en estado: “En ejecución”
1.Dé clic en el link "Diseño Curricular" luego en "Diseño Curricular"
2.Dé clic en el link "Administración de Programas"
3.El item "Estado" debe permanecer por defecto en "En Ejecución" y no se puede modificar
4.Con este rol solo se podrá ver el botón "Consultar Programas" no se podrán modificar ni crear programas de formación
El sistema buscará la lista de programas y el funcionario podrá consultar los detalles
Generar PDF Diseño Titulada y Complementaria no a la Medida
Roles que se ven afectados: Funcionario Dirección General
Descripción Breve:Asignar permisos de acceso al rol “Funcionario Dirección General” para generar un archivo PDF con el diseño de un programa de formación titulada o complementaria no a la medida que se encuentre en estado “En ejecución”
Con el rol: Funcionario Dirección General
1.Dé clic en el link "Diseño Curricular" luego en "Diseño Curricular"
2.Dé clic en el link "Generar PDF Diseño Titulada y Complementaria NO a la Medida"
3.Seleccione el Tipo de Programa (Titulada o Complementaria)
4.Seleccione el Programa
5.Dé clic en el botón "Generar Archivo PDF" se descargará el informe en formato PDF en su computador
Gestionar Solicitudes de Programas
Roles que se ven afectados: Asesor de Red
Descripción Breve:Cuando el usuario consulte las solicitudes de programas de ampliación de cobertura creadas previamente y que se encuentren en estado Por Revisar, cuando se apruebe la solicitud, el sistema debe permitir seleccionar solo programas de nivel Técnico, Tecnólogo y Complementaria.
Con el rol: Asesor de Red
1.Dé clic en el link "Planeación de la Formación" luego en "Solicitudes de Programa"
2.Dé clic en el link "Gestionar Solicitudes de programa"
3.Diligencie la información solicitada, en el recuadro "Tipo de Solicitud Empresa" seleccionar "Ampliación de Cobertura"
4.Seleccionar el Estado "Por revisar"
5.Dar clic en el botón "Buscar Solicitud"
1.Aparecerá la lsita de programas, al seleccionar uno parecerá "Aprobarción de Solicitudes"
2.En "Opción de Aprobación" seleccionar "Programa Existente"
3.Dar clic en el ícono del recuadro Programa
1.El sistema mostrará la ventana "Buscar Programas de Formación" a partir de la fecha se mostrará el recuadro "Nivel de formación" que permitirá seleccionar solo las opciones:
Curso Especial
Técnico
Tecnólogo
2.Dar clic en el botón "Consultar Programas de Formación"
La lista que aparece muestra una nueva columna que muestra el Nivel Formación
