Boletín No. 73 Octubre 10 - Diligenciar fichas de Caracterización Complementaria y Titulada - Botón Carreras Técnicas Virtuales - Portal SOFIA Plus

Boletín No. 73 Octubre 10 - Diligenciar fichas de Caracterización Complementaria y Titulada - Botón Carreras Técnicas Virtuales

Consultar Fichas de Caracterización Cambio de estado de aspirantes al aumentar el cupo de la ficha

Roles que se ven afectados:Agente SGS

Descripción Breve: Para fichas “En Matricula”, al momento de realizar aumento del cupo de la ficha, el sistema debe realizar cambio de estado a los aspirantes que se encuentren en estado 9 – No seleccionado.

Con el rol Agente SGS:

1.Dar clic en el link "SGS" luego en "Gestionar SGS"

2.Dar clic en el link "Consultar Fichas de Caracterización".

3.En el recuadro "Estado" seleccionar "En Matrícula".

4.Dar clic en botón "Consultar Fichas"

5.Dar clic en el ícono "Editar Fichas de Caracterización"

1.Seleccionar el tipo de documento.

2.Escribir el número de documento.

3.Dar clic en el botón "Consultar Roles".

4.Seleccionar el rol "Agente SGS"

1.Seleccionar el tipo de documento.

2.Escribir el número de documento.

3.Escribir la justificación.

4.Cambiar el número del cupo

5.Dar clic en el botón "Actualizar Ficha" si el proceso se realiza de forma correcta aparecerá el aviso:"La ficha de caracterización fue actualizada exitosamente"

Cuando un usuario modifica el cupo de una ficha en estado “En Matrícula” y da clic en el botón "Actualizar Ficha", el sistema valida:

Cupos adicionales de la ficha - cupo actual de la ficha - cupo anterior de la ficha.

El número de cupos adicionales no puede ser superior al parámetro establecido para suplentes del cupo anterior de la ficha (Id parámetro 20 – Número de suplentes por ficha).

En caso que no se cumplan estas condiciones el mensaje de error asociado es: "El cupo actual de la ficha no puede superar (valor Parametro) veces el cupo con el que contaba la ficha".

Si los cambios se guardan de la manera exitosa, el sistema realiza los siguientes pasos para el cambio de estado de los aspirantes:

* El sistema organiza los aspirantes que se encuentran en estado No seleccionado de mayor a menor según el puntaje obtenido en las pruebas.

* El sistema cambia automáticamente el estado a los aspirantes según el cupo adicional calculado de “No seleccionado” a “Seleccionado”, por ejemplo, si el cupo de la ficha se aumentó en 5, cambiarán de estado los 5 primeros aspirantes con mejor puntaje del listado de No seleccionados.

* El sistema envía el correo electrónico correspondiente al nuevo estado del aspirante.

El cambio de estado sólo aplica para aspirantes en estado "No Seleccionado", en caso que no se cubran los cupos adicionales con la cantidad de aspirantes en este estado, el sistema NO debe tomar aspirantes de otro estado.

Consultar Constancias del Aprendiz Adicionar una nueva constancia de escolaridad del aprendiz

Roles que se ven afectados: Aprendiz, Coordinador de Formación, Gestión Desarrollo Curricular, Empresas, Subdirector de Centro, Subdirector Encargado, y Encargado de Certificación

Descripción Breve: Permitir la consulta de la constancia de escolaridad emitida por el centro de formación al que pertenece un aprendiz.

Con el rol Coordinador de Formación:

1.Dar clic en el link "Certificación" luego en "Certificación"

2.Dar clic en el link "Consultar Constancias del Aprendiz".

3.Seleccionar el tipo y número de documento, luego dar clic en el botón "Consultar Constancias".

4.Dar clic en el ícono "Consultar Constancias"

El sistema mostrará las constancias que tiene el aprendiz, ahora se podrá ver entre ellas la de "Constancia de Escolaridad" al dar clic en su ícono, se descargará la constancia en formato PDF

Si el subdirector de centro del centro de formación del usuario que está generando la constancia NO tiene firma digital registrada en SOFIA Plus, el sistema NO debe permitir generar la constancia y presentar el siguiente mensaje de error al usuario:

"El subdirector de centro no tiene firma digital registrada, por lo que no se puede generar la constancia de escolaridad correspondiente".

Se debe hacer el mismo proceso con los roles:

Gestión Desarrollo Curricular

Empresas

Subdirector de Centro

Subdirector Encargado

Encargado de Certificación

La Constancia de Escolaridad se debe generar bajo las siguientes condiciones:

* Esta constancia sólo se debe poder generar para los aprendices que tengan entre 18 y 25 años.

* Esta constancia se debe poder generar si el aprendiz estaba matriculado en el programa de formación seleccionado en el semestre inmediatamente anterior.

* Esta constancia sólo se debe poder generar si el programa seleccionado tiene una duración de más de 160 horas.

* Esta constancia sólo se debe poder generar si el aprendiz en el programa seleccionado ha ejecutado más de 160 horas.

Reporte de Selección Aspirantes Admitidos y no Admitidos

Roles que se ven afectados:Encargado de Ingreso Centro de Formación

Descripción Breve: Presentar organizada la información de los aprendices admitidos y no admitidos por el grupo poblacional al que pertenecen y por los puntajes obtenidos en las pruebas de selección presentadas por cada aspirante.

Con el rol Encargado de Ingreso Centro de Formación:

1.Dar clic en el link "Selección" luego en "Actividades Grupo Ingreso"

2.Dar clic en el link "Reporte de Selección"

3.Dar clic en el ícono del recuadro "Ficha de Caracterización" Se mostrará la ventana Datos de la Búsqueda

4.Seleccionar la información solicitada y dar clic en el botón "Consultar"

5.Dar clic en el ícono del nombre del programa

6.Dar clic en el botón "Consultar"

Dar clic en el botón "Generar Reporte" se descargará en formato Excel

El reporte debe mostrar lo siguiente:

- Se debe presentar una pestaña por cada grupo poblacional activo en SOFIA Plus, una pestaña con los aspirantes de demanda social y una pestaña general con todos los aspirantes que se presentaron para la ficha seleccionada

- La información que se presenta en cada pestaña se debe presentar ordenada de la siguiente manera:

o Alfabéticamente por la columna Estado

o De mayor a menor por la columna Puesto

- En la columna Acceso Preferente se debe presentar el nombre del grupo poblacional al que pertenece el aspirante. En el caso de los aspirantes de Demanda Social, en esta columna se debe presentar la palabra NO.

- En cada una de las pestañas se debe presentar una columna Puesto la cual presente el puesto que el aspirante ocupo en el proceso de selección. Esta columna se debe presentar entre las columnas Puntaje Total y Acceso Preferente.