Nuevas funcionalidades - Boletín No. 27, Junio 26 -
En el presente boletín se describen los cambios y el paso a paso en la herramienta de gestión académico administrativa SENA, denominada SOFIA Plus, los cuales quedarán habilitados a partir del 26 de Junio de 2013.
DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
EQUIPO SOFIA PLUS
A partir de la fecha el proceso de formación virtual ha sido actualizado. Entérese de las nuevas funcionalidades en SOFIA Plus.
Módulo: Ejecución de la formación
Rol: Grupo de innovación de la formación
Actividad : Reporte de juicios de evaluación
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Para generar reporte de juicios de evaluación debe:
- Consultar la ficha de caracterización.
- Agregar la ficha.
- Hacer clic en el botón "Generar reporte".
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El sistema mostrará el reporte de acuerdo a la búsqueda definida.
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Módulo: Ejecución de la formación
Rol: Grupo de innovación de la formación
Actividad : Reporte acompañamientos asociados a usuario
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Para generar reporte de acompañamientos asociados a usuario debe:
- Consultar y agregar el usuario.
- Definir fecha inicio y fecha fin del acompañamiento.
- Hacer clic en el botón "Consultar acompañamientos".
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El sistema mostrará el listado de acompañamientos según la búsqueda ingresada.
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Para generar el reporte hacer clic en el botón "Generar reporte"
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Luego de consultar la ficha de caracterización y el centro de formación haga clic en el ícono "Ver integradores".
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El sistema mostrará el listado de Integradores asociados a la ficha. Seleccione los Integradores a los que desea enviar el correo y haga clic en el botón "Redactar mensaje".
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Para redactar el mensaje tenga en cuenta:
- Ingresar el asunto del mensaje.
- Si desea adjuntar un archivo haga clic en el botón "Seleccionar archivo".
- Ingresar el mensaje.
- Hacer clic en el botón "Enviar correo electrónico".
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Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Para consultar la ficha de caracterización tenga en cuenta:
- Consultar la familia.
- Consultar la ficha nacional.
- Consultar el Aspirante.
- Hacer clic en el botón "Consultar fichas de caracterización".
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El sistema mostrará el listado de fichas de caracterización de acuerdo al filtro de consulta establecido.
Ubique la ficha de caracterización y haga clic en el ícono "Liberar Aspirante".
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Ingresar una breve descripción del motivo por el cual se va a liberar el aspirante y haga clic en el botón "Liberar Aspirante".
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Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Para realizar la priorización de Aspirantes tenga en cuenta:
- Consultar la familia.
- Consultar la ficha nacional.
- Consultar el Aspirante.
- Hacer clic en el botón "Consultar fichas de caracterización".
El sistema mostrará el listado de fichas de caracterización de acuerdo al filtro de consulta establecido.
Ubique la ficha de caracterización y haga clic en el ícono "Asignación de prioridad".
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Ingresar una breve descripción del motivo por el cual se va a asignar la prioridad al aspirante y haga clic en el botón "Asignar prioridad".
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El sistema informará que la asignación de prioridad se ha realizado exitosamente.
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Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Para realizar la priorización de Aspirantes tenga en cuenta:
- Consultar la familia.
- Consultar la ficha nacional.
- Hacer clic en el botón "Consultar fichas de caracterización".
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El sistema mostrará el listado de fichas de caracterización de acuerdo al filtro de consulta establecido.
Seleccione las fichas de caracterización deseadas y haga clic en el botón "Asignación de prioridad".
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Ingresar una breve descripción del motivo por el cual se va a asignar la prioridad al aspirante y haga clic en el botón "Asignar prioridad".
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El sistema informará que la asignación de prioridad se ha realizado exitosamente para los Aprendices seleccionados.
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Módulo: Inscripción
Rol: Call center
Actividad : Consultar inscripciones a programas de formación
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Ingresar el tipo y número de identificación del usuario a consultar.
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El sistema mostrará la lista de programas en los que se encuentra inscrito el usuario consultado. Identifique el programa a consultar y hacer clic en el ícono "Inscripciones realizadas".
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El sistema mostrará el detalle de la inscripción del programa seleccionado.
- Estado
- Convocatoria Matricula
- Número Inscripción
- Identificador Ficha de Caracterización
- Nombre del Programa
- Fecha de Inicio del Programa de Formación
- Fecha de Fin del Programa de Formación
- Estado Ficha de Caracterización
- Identificación
- Nombre
- Apellidos
- Regional
- Centro de Formación
- Departamento
- Municipio
- Nivel de Formación
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Módulo: Inscripción
Rol: Integrador
Actividad : Gestionar preinscripciones por archivo
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Para gestionar preinscripciones por archivo el Integrador deberá diligenciar los siguientes campos obligatorios, los cuales están marcados con asterisco (*).
- Familia
- Programa
- Bolsa
Recuerde que para búsquedas más específicas puede consultar con todos los campos disponibles, una vez diligenciados los campos hacer clic en el botón "Consultar Aspirantes".
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El sistema mostrará el listado de los Aspirantes seleccionados. Hacer clic en el ícono para enviar correo electrónico.
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El sistema mostrará un mensaje indicando que el correo fue enviado exitosamente.
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Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Hacer clic en el botón "Examinar" para cargar los archivos .PDF del documento de identidad, SISBEN y Acta de bachiller respectivamente.
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Una vez cargados los archivos haga clic en el botón "Cargar archivos".
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El sistema informará que los archivos han sido almacenados exitosamente.
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Si desea consultar el archivo cargado en el documento de identidad, SISBEN o acta de bachiller haga clic en el ícono que aparece a la derecha de cada una de las opciones mencionadas anteriormente.
Seleccione si desea abrir o guardar el archivo y haga clic en el botón "Aceptar".
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Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Hacer clic en el ícono "Consultar Aspirante".
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Consultar el usuario por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (NIS, identificación, nombre, apellido o correo electrónico) y haga clic en el botón "Consultar".
El sistema mostrará el listado de usuarios de acuerdo al filtro de consulta establecido.
Ubique el usuario deseado y haga clic en el ícono "Seleccionar usuario".
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Hacer clic en el botón "Consultar archivos Aspirantes".
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El sistema mostrará los archivos de requisitos de matrícula del aspirante. Para cada documento el sistema mostrará un ícono que permite consultar el archivo .PDF cargado para cada campo (documento de identidad, resultado ICFES, SISBEN o acta del bachiller) respectivamente.
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Módulo: Planeación de la formación
Rol: Grupo de innovación de la formación
Actividad : Crear evento de apoyo a la formación
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Para crear evento de apoyo a la formación deberá diligenciar los siguientes campos obligatorios, los cuales están marcados con asterisco (*).
- Nombre Evento
- Fecha Inicio
- Fecha Fin
- Responsable
- Código
- Requisitos para participar
No olvide que para búsquedas más específicas puede consultar con todos los campos disponibles, una vez diligenciados los campos hacer clic en el botón "Guardar".
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El sistema mostrará un mensaje indicando que el evento fue creado exitosamente.
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Módulo: Planeación de la formación
Rol: Grupo de innovación de la formación
Actividad : Registrar Aspirantes a evento de apoyo a la formación
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Hacer clic en el ícono para descargar el formato de registro de Aspirantes a evento de apoyo.
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Seleccionar la opción "Abrir con" o "Guardar archivo".
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Diligenciar el formato de registro y guardar el archivo.
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Adjuntar el archivo de registro de Aspirantes haciendo clic en el botón "Seleccionar archivo". Una vez haya adjuntado el archivo hacer clic en el botón "Registrar Aspirantes".
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El sistema mostrará un mensaje de alerta solicitando la confirmación del registro de los Aspirantes al evento, hacer clic en el botón "Aceptar".
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Para descargar el archivo resultado del registro a evento hacer clic en el ícono "Descargar archivo resultado ".
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El sistema mostrará el archivo de resultado e indicara que el registro del Aspirante al evento fue exitoso.
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Módulo: Planeación de la formación
Rol: Grupo de innovación de la formación
Actividad : Consultar eventos de apoyo a la formación
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Hacer clic en el ícono "Consultar evento de apoyo formación".
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Consultar el evento de apoyo de formación por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (Id, código o nombre) y hacer clic en el botón "Consultar".
El sistema mostrará el listado de eventos de apoyo de formación de acuerdo al filtro de consulta establecido.
Ubique el evento de apoyo de formación deseado y haga clic en el ícono "Agregar".
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El sistema mostrará la información básica del evento de apoyo de formación consultado, hacer clic en el botón "Generar reporte".
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Seleccionar la oprción "Abrir con" o "Guardar archivo".
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El sistema mostrará el reporte de acuerdo a la búsqueda establecida.
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Módulo: Planeación de la formación
Rol: Grupo de innovación de la formación
Actividad : Consulta de Programas y Eventos de Apoyo
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Hacer clic en el ícono "Consultar usuario".
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Consultar el Aspirantes por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (NIS, nombre, apellido, estado del Aspirante o tipo identificación y número de identificación) y hacer clic en el botón "Consultar".
El sistema mostrará el listado de Aspirantes de acuerdo al filtro de consulta establecido.
Ubique el Aspirante deseado y haga clic en el ícono "Agregar".
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Hacer clic en el botón "Generar reporte".
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Seleccionar la opción "Abrir con" o "Guardar archivo".
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El sistema mostrará el reporte de acuerdo a la búsqueda definida
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Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Seleccionar el país para generar el reporte.
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Hacer clic en el ícono "Consultar programa de formación".
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Consultar el programa de formación por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (código, nombre, línea tecnológica, a la medida, versión, nivel o tipo de programa) y haga clic en el botón "Consultar".
El sistema mostrará el listado de programas de acuerdo al filtro de consulta establecido.
Ubique el programa de formación deseado y haga clic en el ícono "Agregar".
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Hacer clic en el botón "Generar reporte". Seleccione si desea abrir o guardar el archivo y haga clic en el botón "Aceptar".
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El sistema mostrará el reporte de Colombianos en el exterior de acuerdo al filtro de consulta establecido.
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Integrador RegionalRol Encargado de dar soporte y hacer acompañamiento a los programas con nivel de formación Complementara Virtual de los centros asociados a la regional a la cual está vinculado. |
A continuación encontrará las guías con el paso a paso para la generación de reportes con el rol de Integrador regional.
Módulo: Reportes
Rol: Integrador regional
Actividad : Aprendices por novedad
El reporte trae la información del número de Aprendices por cada uno de los tipos de novedad de cancelamiento. Para visualizar el siguiente reporte es necesario tener instalado MS Excel en el computador.
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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El sistema asignará automáticamente la regional a la cual pertenece el Integrador.
Recuerde que los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. Seleccionar el centro de formación.
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Hacer clic en el ícono "Consultar familia".
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Consultar la familia por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (familia o estado) y haga clic en el botón "Consultar".
El sistema mostrará el listado de familias de acuerdo al filtro de consulta establecido.
Ubique la familia deseada y haga clic en el ícono "Agregar".
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Hacer clic en el botón "Consultar Aprendices". Si desea una búsqueda más específica puede consultar por los filtros restantes (denominación del programa, ficha de caracterización, fecha inicio o fecha final)
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El sistema mostrará el listado de Aprendices de acuerdo a los filtros de búsqueda establecidos. Hacer clic en el botón "Generar reporte".
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El sistema mostrará el reporte del número de Aprendices por cada uno de los tipos de novedad de cancelamiento.
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Módulo: Reportes
Rol: Integrador regional
Actividad : Certificados pendientes por generar
Para visualizar el siguiente reporte es necesario tener instalado MS Excel en el computador.
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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El sistema asignará automáticamente la regional a la cual pertenece el Integrador.
Seleccionar el centro de formación.
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Hacer clic en el botón "Generar reporte".
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El sistema mostrará el reporte de acuerdo al filtro de búsqueda establecido.
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Módulo: Reportes
Rol: Integrador regional
Actividad : Consolidado inscripciones en bolsas nacionales
Para visualizar el siguiente reporte es necesario tener instalado MS Excel en el computador.
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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El sistema asignará automáticamente la regional a la cual pertenece el Integrador.
Recuerde que los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. Seleccionar el área de ocupación.
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Definir la fecha inicio y fecha fin ya que son campos requeridos para la consulta.
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Hacer clic en el botón "Generar reporte". Si desea una búsqueda más específica puede consultar por los filtros restantes (familia o programa)
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El sistema mostrará el reporte de acuerdo a la búsqueda definida.
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Módulo: Reportes
Rol: Integrador regional
Actividad : Cursos sin cerrar
Para visualizar el siguiente reporte es necesario tener instalado MS Excel en el computador.
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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El sistema asignará automáticamente la regional a la cual pertenece el Integrador.
Seleccionar el centro de formación.
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Hacer clic en el botón "Generar reporte".
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El sistema mostrará el reporte de los cursos sin cerrar del centro seleccionado.
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Módulo: Reportes
Rol: Integrador regional
Actividad : Estados de Aprendices
Para visualizar el siguiente reporte es necesario tener instalado MS Excel en el computador.
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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El sistema asignará automáticamente la regional a la cual pertenece el Integrador.
Recuerde que los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. Seleccionar el centro de formación.
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Hacer clic en el ícono "Consultar familia".
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Consultar la familia por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (familia o estado) y haga clic en el botón "Consultar".
El sistema mostrará el listado de familias de acuerdo al filtro de consulta establecido.
Ubique la familia deseada y haga clic en el ícono "Agregar".
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Hacer clic en el botón "Consultar Aprendices". Si desea una búsqueda más específica puede consultar por los filtros restantes (denominación del programa o ficha de caracterización)
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El sistema mostrará el listado de Aprendices de acuerdo a los filtros de búsqueda establecidos. Hacer clic en el botón "Generar reporte".
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El sistema mostrará el reporte del estado de los Aprendices consultados.
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Módulo: Reportes
Rol: Integrador regional
Actividad : Fichas creadas
Para visualizar el siguiente reporte es necesario tener instalado MS Excel en el computador.
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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El sistema asignará automáticamente la regional a la cual pertenece el Integrador.
Seleccionar el centro de formación.
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Seleccionar período:
- Fichas creadas en el mes actual.
- Fichas creadas acumuladas (vigencia Enero 1 a la fecha actual)
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Hacer clic en el botón "Generar reporte".
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El sistema mostrará el reporte de acuerdo al filtro de búsqueda establecido.
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Módulo: Reportes
Rol: Integrador regional
Actividad : Listado de Integradores
Para visualizar el siguiente reporte es necesario tener instalado MS Excel en el computador.
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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El sistema asignará automáticamente la regional a la cual pertenece el Integrador.
Para generar el listado de Integradores hacer clic en el botón "Generar reporte".
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El sistema mostrará el reporte con los Integradores asociados a la regional.
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Módulo: Reportes
Rol: Integrador regional
Actividad : Número de Instructores activos
Para visualizar el siguiente reporte es necesario tener instalado MS Excel en el computador.
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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El sistema asignará automáticamente la regional a la cual pertenece el Integrador.
Recuerde que los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios. Seleccionar el centro de formación.
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Ingresar el año que se requiere consultar. En esta actividad el Integrador regional puede consultar o generar reporte.
Para consultar el total de Instructores activos en el centro de formación seleccionado hacer clic en el botón "Consultar".
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El sistema mostrará el total de Instructores activos y el número de Instructores consolidado.
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Para generar el reporte detallado del número de Instructores activos, hacer clic en el botón "Generar reporte".
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El sistema mostrará el reporte de los Instructores activos de acuerdo a los parámetros de búsqueda establecidos.
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Módulo: Reportes
Rol: Grupo de innovación de la formación
Actividad : Aprendices por asignar
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Seleccionar el número de días en espera de los Aspirantes que aún no han sido matriculados y hacer clic en el botón "Consultar Aprendices".
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El sistema mostrará el listado de los Aprendices por asignar, hacer clic en el botón "Generar reporte".
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Seleccionar la opción "Abrir con" o "Guardar archivo". El sistema mostrará el reporte de acuerdo a la búsqueda definida
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Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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A partir de la fecha el grupo de Innovación de la formación tendrá acceso a las siguientes funcionalidades del paquete SGS:
- Consultar estado de Aspirantes.
Seleccionar el tipo de identificación, ingresar el documento de identidad y hacer clic en el botón "Consultar Aspirante".
El sistema mostrará el listado de Aspirantes de acuerdo al filtro de consulta establecido.
- Consultar fichas de caracterización SGS.
Consultar la ficha de caracterización por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles y hacer clic en el botón "Consultar ficha".
El sistema mostrará el listado de fichas de caracterización de acuerdo al filtro de consulta establecido.
- Consultar recurso prestado.
Una vez consultado el recurso haga clic en el botón "Consultar".
- Consultar registro.
Para consultar el registro de un usuario debe:
- Seleccionar el tipo de usuario.
- Seleccionar el tipo de identificación.
- Ingresar el documento de identidad.
- Hacer clic en el botón "Consultar registro".
El sistema mostrará los datos de registro del usuario consultado y los roles asignados al mismo.
