Emprendimiento
Proceso que permite la gestión y seguimiento de planes de negocio de los emprendedores. Tenga en cuenta que el primer paso establecido para iniciar la gestión de planes de negocio consiste en la asignación de roles para:
Modulo: Administración del sistema
Rol: Administrador del sistema
Actividad: Asignar roles
Tenga en cuenta que el rol Líder nacional solamente podrá ser asignado por el Administrador del sistema de SOFIA Plus.
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Modulo: Administración del sistema
Rol: Líder Nacional
Actividad: Asignar roles
Tenga en cuenta que el rol Asesor nacional solamente puede ser asignado por el Líder nacional en SOFIA Plus.
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Modulo: Administración del sistema
Rol: Asesor Nacional
Actividad: Asignar roles
Una vez el Asesor nacional tiene asignado su rol podrá asignar el rol a los líderes regionales.
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A continuación se describe el procedimiento realizado en la gestión de planes de negocio:
Modulo: Emprendimiento
Rol: Líder regional
Actividad: Administrar grupos
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El sistema mostrará los grupos asignados y las unidades por gestionar. Ubique en la columna opciones el ícono “Asignar responsables”.
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El sistema mostrará un listado de las unidades de emprendimiento de la regional. Ubique la columna opciones y haga clic en el ícono “Asignar líder responsable”.
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Para asignar un líder de unidad de emprendimiento realice la consulta del líder por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (NIS (Numero identificación SENA), Regional, Nombre, Apellido, Tipo de identificación, Número de identificación, Tipo de contrato, Departamento o Municipio) y haga clic en el botón “Consultar”.
El sistema mostrará la información del responsable que ha sido consultado. Haga clic en el ícono “Agregar”.
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Una vez ha sido agregado el responsable haga clic en el botón “Guardar responsables”.
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El sistema informará que los responsables han sido asignados correctamente.
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Modulo: Administración del sistema
Rol: Líder Regional
Actividad: Asignar roles
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Para asignar el rol a un usuario consulte haciendo clic en el ícono “Consultar usuario SENA”.
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Consultar el usuario por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (NIS, Nombre, Apellido, Tipo de identificación o número de identificación) y hacer clic en el botón “Consultar”.
El sistema mostrará la información del usuario consultado, seguidamente haga clic en el ícono “Agregar”.
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Una vez el usuario ha sido agregado hacer clic en el botón “Consultar”.
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El sistema mostrará dos roles disponibles para su asignación:
- Rol Asesor emprendedor.
- Rol Líder unidad de emprendimiento.
Seleccionar el rol deseado dependiendo de las actividades a desarrollar por el Gestor y haga clic en el botón “Asignar roles”.
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El sistema informará que la actualización de roles del usuario se realizó exitosamente.
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Modulo: Emprendimiento
Rol: Líder unidad de emprendimiento
Actividad: Administrar planes de negocio
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Hacer clic en el Botón “Registrar información básica” para crear un plan de negocio.
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El sistema mostrará la información básica del plan de negocio. Recuerde aceptar los términos y condiciones para crear el plan de negocio y hacer clic en el botón “Guardar”.
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Para seleccionar el origen del plan de negocio tenga en cuenta:
- Tecnoparque: Necesita una ficha de caracterización
- Formación Titulada: Necesita una ficha de caracterización
- Emprendimiento: No necesita que el plan de negocio esté asociado a una ficha de caracterización. Tenga en cuenta que el emprendedor debe estar registrado en SOFIA Plus (esto con el propósito de agilizar la gestión y descartar posibles causas por las cuales el emprendedor no aparece en el sistema).
Recuerde que el ícono de advertencia indica que la información está incompleta o no ha sido ingresada
Modulo: Emprendimiento
Rol: Líder unidad de emprendimiento
Actividad: Asignar rol al asesor emprendedor
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Desplegar las opciones de “Registro de la información básica de Negocio” e ingresar la información del plan de negocio.
- Fecha.
- Origen
- Nombre
- Descripción
- Unidad de emprendimiento
- Código
- Asesor
Cuando es ingresado el asesor emprendedor el sistema le asigna el rol Asesor emprendedor.
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Desplegar las opciones “Participantes” e ingresar los participantes del plan de negocio.
Para consultar un participante realice la consulta por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (nombre, apellido, identificación) y haga clic en el botón “Consultar”.
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Una vez agregado el participante ubique en la última columna el ícono “Asociar como representante” o “Asignar como suplente” dependiendo de la función del participante en el plan de negocio.
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Recuerde aceptar los términos y condiciones y hacer clic en el botón “Guardar”
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El sistema informará que el plan de negocio se ha guardado satisfactoriamente e informa el código del plan.
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Modulo: Emprendimiento
Rol: Líder unidad de emprendimiento
Actividad: Administrar planes de negocio
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Para consultar el plan de negocio debe ingresar el código del plan (código generado por el sistema al momento de la creación) y hacer clic en el botón “Buscar”.
El sistema mostrará la información del plan de negocio consultado y las posibles operaciones sobre el mismo.
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Ubique la última columna de la información del plan de negocio y encontrará los siguientes íconos respectivamente:
- Modificar plan de negocio
- Formular plan de negocio
- Ver historial
- Inactivar
Hacer clic sobre el ícono formular plan de negocio e ingresar la información requerida en cada uno de los componentes del plan de negocio.
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Tenga en cuenta que el sistema permite el ingreso de máximo 4000 caracteres para cada ítem y no está permitido la inclusión de imágenes, tablas y gráficos.
A continuación se mencionan los campos que deben ser diligenciados en cada ítem para la formulación del plan de negocio.
MERCADO
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- Investigación del mercado
- Definición de objetivos
- Justificación y antecedentes del proyecto
- Análisis del sector
- Análisis del mercado
- Análisis de la competencia
- Estrategias del mercado
- Concepto del producto o servicio
- Estrategias de distribución
- Estrategias de precio
- Estrategia de promoción
- Estrategia de Comunicación
- Estrategia de servicio
- Presupuesto de la mezcla de mercado
- Estrategia de aprovisionamiento
- Proyecciones de venta
- Proyecciones de venta y política de cartera
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OPERACIÓN
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- OPERACIÓN
- Ficha técnica del producto o servicio
- Estado de desarrollo
- Descripción de procesos
- Necesidades y requerimientos
- Plan de producción
- Plan de compras
- Consumo por unidades de producto
- Costos de producción
- Infraestructura
- Infraestructura
- Parámetros técnicos especiales
ORGANIZACIÓN
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- Estrategia organizacional
- Análisis DOFA
- Organismos de apoyo
- Estructura organizacional
- Estructura organizacional
- Aspectos legales
- Aspectos legales
- Costos administrativos
- Gasto de personal
- Gasto de puesta en Marcha
- Gastos anuales de administración
FINANZAS
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- Ingresos
- Fuentes de financiación
- Egresos
- Formatos financieros
- Capital de trabajo
- Capital de trabajo
PLAN OPERATIVO
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- Plan operativo
- Cronograma de actividades
- Metas sociales
- Metas sociales del plan de negocio
- Plan nacional de desarrollo
- Plan regional de desarrollo
- Cluster o cadena productiva
- Empleo
- Emprendedores
IMPACTO
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Impacto económico, regional, social, ambiental
RESUMEN EJECUTIVO
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- Resumen ejecutivo
- Concepto del negocio
- Potencial del mercado en cifras
- Ventajas competitivas y propuesta de valor
- Resumen de las inversiones
- Proyecciones de venta y rentabilidad
- Conclusiones financieras y evaluación de viabilidad
- Equipo de trabajo
- Resumen ejecutivo
Una vez ingresada la información necesaria para la formulación del plan de negocio haga clic en el botón “Guardar”.
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El sistema generará el código de registro. Tenga en cuenta el código de registro para continuar el proceso y agilizar y especificar las consultas de plan de negocio.
Modulo: Emprendimiento
Rol: Asesor emprendedor
Actividad: Administrar planes de negocio
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Una vez ingresada la información del plan de negocio y registrada la información para su creación haga clic en el botón “Activar plan de negocio”.
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El sistema informará que la activación del plan de negocios se ha realizado exitosamente.
Una vez el plan de negocio ha sido activado, el estado del programa pasará a “POR AVALAR”
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Modulo: Emprendimiento
Rol: Líder unidad de emprendimiento
Actividad: Administrar planes de negocio
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Para consultar el plan de negocio ingrese el código del plan (código generado por el sistema al momento de la creación) y hacer clic en el botón “Buscar”.
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Ingresar un comentario para asignar el juicio evaluativo, seleccionar la activación del plan de negocio y hacer clic en el botón “Guardar juicio valorativo”.
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Al asignar el juicio valorativo el plan de negocio cambia de estado “POR AVALAR” a “FORMULADO”.
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Modulo: Emprendimiento
Rol: Líder Unidad de emprendimiento
Actividad: Administrar planes de negocio
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Consultar el plan de negocio ingresando el código del plan (código generado por el sistema al momento de la creación) y hacer clic en el botón “Buscar”.
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El sistema mostrará 4 opciones para el plan de negocio respectivamente:
- Volver a formular plan de negocio
- Seleccionar fondo de financiamiento
- Ver historial
- Inactivar
Seleccionar el ícono “Seleccionar fondo de financiamiento”.
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El sistema mostrará un listado de los fondos de financiamiento disponibles. Seleccionar un fondo de financiamiento y hacer clic en el botón “Guardar”.
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El sistema informará que el fondo de financiamiento ha sido asociado exitosamente.
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Una vez el fondo de financiamiento ha sido asociado al plan de negocio el plan cambia de estado “FORMULADO” a “EN EVALUACIÓN”.
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Modulo: Emprendimiento
Rol: Líder unidad de emprendimiento
Actividad: Administrar planes de negocio
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Consultar el plan de negocio ingresando el código del plan (código generado por el sistema al momento de la creación) y hacer clic en el botón “Buscar”.
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El sistema habilita una nueva opción “Registro juicio de evaluación”.
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Hacer clic en el ícono registro juicio de evaluación y seleccionar el fondo de financiamiento.
Registrar en juicio de evaluación para evaluación de financiamiento del plan de negocio la siguiente información:
- Juicio valorativo
- Seleccione el concepto
- Ingrese el monto financiado
En el juicio de valor debe:
- Determinar si el plan de negocio ha sido financiado o no
- Ingresar el código de registro del plan de negocios generado anteriormente
- Especificar si monto ha sido total o parcial
- Hacer clic en el botón “Guardar”
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El plan de negocio pasa de estado “EN EVALUACIÓN” A “FINANCIADO”.
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Modulo: Emprendimiento
Rol: Líder unidad de emprendimiento
Actividad: Administrar planes de negocio
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Consultar el plan de negocio ingrese el código del plan (código generado por el sistema al momento de la creación) y haga clic en el botón “Buscar”.
El sistema habilita dos nuevas opciones:
- Crear emprendedor
- Ver historia
Hacer clic en el ícono crear emprendedor e ingresar la información solicitada.
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Para la creación del emprendedor debe registrar la información solicitada en las siguientes secciones:
- Información general de la empresa
- Constitución legal de la empresa
- Información de interés para el grupo de emprendimiento
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El sistema permite adjuntar el documento soporte de la Cámara de Comercio y el plan de negocio. Tenga en cuenta que esta documentación es obligatoria para continuar con el proceso.
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El sistema permitirá cargar archivos de un tamaño máximo de 2000kb en formato .pdf.
Finalmente debe hacer clic en el botón “Guardar”. El sistema mostrará un mensaje indicando que la creación del emprendedor ha sido exitosa.
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Modulo: Emprendimiento
Rol: Líder unidad de emprendimiento
Actividad: Administrar emprendedores
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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Consultar el emprendedor ingresando el código generado durante la creación del mismo.
La administración de emprendedores permite consultar y modificar los participantes y su responsabilidad.
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Modulo: Emprendimiento
Rol: Asesor emprendedor
Actividad: Gestionar asesorías a las empresas
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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La gestión de asesoría a empresas permite la consulta de emprendedores y muestra las siguientes opciones respectivamente
- Ver detalles
- Administrar planes de mejoramiento
- Consultar indicadores
- Consultar resultados por pilar
- Programar visita
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Modulo: Emprendimiento
Rol: Asesor emprendedor
Actividad: Gestionar asesorías a las empresas
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón "Ingresar".
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El sistema mostrará las empresas asignadas al Asesor emprendedor mostrando la siguiente información:
- Razón social,
- Estado
- Sector económico
- Fecha de ingreso
Seleccionar el ícono “Administrar plan de mejoramiento”.
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Si no hay planes de mejoramiento creados el sistema mostrará el formulario de creación del plan. Haga clic en el botón “Crear plan de mejoramiento”.
Para crear el plan de mejoramiento debe ingresar la siguiente información y hacer clic en el botón "Guardar".
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- Nombre: Relacionado directamente con los componentes del Hexágono: conocimiento, Mercadeo, Capital, Recursos técnicos, Recursos Físicos, Talento humano.
- Descripción:
- El sistema trae por defecto la fecha en que se está haciendo el diagnostico hasta el 31 de Diciembre del presente año.
- Diagnóstico: aparece el que el asesor nacional ha hecho para la empresa.
El sistema informará que el plan de mejoramiento ha sido creado exitosamente.
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Modulo: Emprendimiento
Rol: Asesor Emprendedor
Actividad: Gestionar Asesorías a empresas
Ingresar con el rol Asesor emprendedor al paquete funcional Emprendimiento y hacer clic en la opción “Gestionar asesorías a las empresas”.
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Cuando el plan de mejoramiento ha sido creado, el sistema muestra el listado de los planes de mejoramiento disponibles habilitando tres nuevas opciones:
- Planear seguimiento
- Ejecutar seguimiento
- Detalle
Hacer clic en el ícono “Planear seguimiento”. Tenga en cuenta los siguientes pasos para realizar el seguimiento:
- Diagnóstico inicial
- Definición de metas de la empresa
- Definición de las actividades del plan de mejoramiento
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Tenga en cuenta que el diligenciamiento de los pasos para planear el seguimiento son de carácter secuencial; es decir, cuando se ingrese y guarde la información de un paso el siguiente será habilitado.
Ubicar el paso 1 –Diagnóstico inicial- y hacer clic en el ícono “Realizar”.
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El sistema mostrará la información de diagnóstico de la empresa
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Asignar un porcentaje de cumplimiento a cada una de las preguntas presentadas en el formulario de diagnóstico.
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Una vez asignados los porcentajes a las preguntas haga clic en el botón “Guardar”.
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El sistema informará que el diagnóstico ha sido guardado satisfactoriamente.
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Cuando la información del paso uno es ingresada y guardada el sistema cambiará el ícono de advertencia indicando que no hay inconsistencias en este paso.
Ubicar el paso dos y hacer clic en el botón “Realizar”.
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Ingresar el valor meta para cada indicador teniendo en cuenta las unidades de medida establecida para cada uno.
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Una vez ingresados todos los valores meta para los indicadores haga clic en el botón “Guardar”.
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El sistema informará que la información ha sido guardada satisfactoriamente.
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Una vez se guarda la información haga clic en el botón “Activar metas de la empresa”
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Modulo: Emprendimiento
Rol: Emprendedor
Actividad: Consultar Seguimiento del Emprendedor
Para continuar con el paso tres, ingrese con el rol Emprendedor al paquete funcional Emprendimiento y seleccione la opción “Consultar seguimiento del emprendedor”.
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Seleccionar en el campo Emprendedor el plan de negocio y hacer clic en el botón “Consultar”.
El sistema mostrará la información del plan de mejoramiento. Despliegue las opciones Metas de la empresa y ubique la sección Evaluación. Luego debe asignar una calificación e ingresar un comentario y hacer clic en el botón “Guardar”.
Tenga
en cuenta que es necesaria la aprobación del emprendedor desde su rol en SOFIA Plus para continuar el proceso del plan de mejoramiento.
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El sistema informará que la información se ha guardado exitosamente habilitando así la posibilidad de continuar con el paso tres.
Ubicar el paso tres y hacer clic en el botón “Realizar”
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En la sección Filtros debe seleccionar un filtro disponible:
- Trimestre 2011 – 3
- Trimestre 2011 – 2
- Trimestre 2011 – 1
- Trimestre 2011 – 4
Luego seleccionar un pilar disponible:
- Producción
- Recursos humanos
- Administrativa
- Financiera
- Tecnológico
- Mercado
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Una vez seleccionado el periodo y el filtro haga clic en el botón “Agregar nueva actividad”
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Ingresar la información básica para crear un plan de mejoramiento.
- Empresa
- Representante legal
- Responsable de la ejecución
- Plan de mejoramiento
- Periodo
- Pilar
- Producción
- Recursos humanos
- Administrativa
- Financiera
- Tecnológico
- Mercado
- Actividad
- Organización y desarrollo de redes empresariales horizontales
- Inteligencia de mercado
- Planes y políticas de comercialización
- Responsable de la ejecución
- Asesor
- Empresa
- Descripción del plan de mejoramiento
- Peso presupuesto: Ingrese 100% si solamente tiene una actividad
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Una vez ingresada la información básica haga clic en el botón "Guardar". El sistema informará que la información se ha guardado satisfactoriamente
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Una vez que el sistema ha guardado la información, el sistema habilita nuevas opciones para las actividades.
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- Modificar: Permite actualizar o modificar la información con la cual fue creada la actividad del plan de mejoramiento
- Agregar nueva actividad: Permite registrar una nueva actividad en el plan de mejoramiento creado
- Activar plan de mejoramiento: Permite activar el plan de mejoramiento.
Hacer clic en el botón "Activar plan de mejoramiento", el sistema informará que el plan ha sido activado exitosamente
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Modulo: Emprendimiento
Rol: Asesor emprendedor
Actividad: Ejecutar plan de mejoramiento
Ingresar con el rol Asesor emprendedor al paquete funcional Emprendimiento y seleccione la opción “Gestionar asesoría a empresas”.
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El sistema mostrará el listado de los emprendedores asignados. Ubique la unidad productiva y seleccione el ícono “Administrar planes de mejoramiento”.
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Hacer clic en el ícono “Ejecutar seguimiento”.
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El sistema mostrará dos nuevas opciones
- Nuevo diagnóstico: Mostrará el listado de preguntas del formulario de diagnóstico.
- Evaluar actividades.
Evaluar actividades permite establecer un juicio de evaluación para las actividades del periodo
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El Juicio de Evaluación ofrece las opciones:
- Aprobada
- No Aprobada
Si las actividades fueron realizadas total y correctamente, seleccione la actividad y haga clic en el botón “Guardar”. El sistema informará que la actividad ha sido evaluada exitosamente
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Ingresar con el rol Asesor emprendedor al paquete funcional Emprendimiento y seleccione la opción “Gestionar asesorías a las empresas”.
El sistema mostrará el listado de los emprendedores asignados. Ubique la unidad productiva y seleccione el ícono “Ejecutar seguimiento”. El sistema mostrará la opción “Realizar diagnóstico final”.
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El sistema traerá las preguntas y el porcentaje asignado a cada una de ellas permitiendo modificar y actualizar dicho porcentaje.
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Hacer clic en el botón “Guardar”. El sistema informará que el diagnóstico ha sido guardado exitosamente
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El diagnóstico final aparecerá como ejecutado:
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Modulo: Emprendimiento
Rol: Emprendedor
Actividad: Consultar programación de visitas
Ingresar con el rol Asesor emprendedor al paquete funcional Emprendimiento y seleccionar la opción “Consultar programación de visitas”.
Una vez realizado el diagnóstico se solicita al emprendedor confirmar la visita programada.
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Ubicar en la columna opciones el ícono "Confirmar visita" y hacer clic sobre éste.
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El sistema informará que la visita ha sido confirmada satisfactoriamente.
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El estado de la visita se actualizará de "Por confirmar" a "Confirmado" en el rol Asesor emprendedor.
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Ahora el Asesor emprendedor deberá evaluar las actividades del periodo. Para esto debe seleccionar las actividades del periodo y asignar un juicio de valor para cada una de estas.
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Una vez establecido el juicio de valor para cada actividad, debe hacer clic en el botón "Guardar".
El sistema informará que las actividades han sido evaluadas exitosamente.
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A través del rol Líder unidad de emprendimiento se podrá realizar el seguimiento a las asesorías realizadas por el Asesor de emprendimiento
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