Proceso que permite la gestión y seguimiento de planes de negocio de los emprendedores. Tenga en cuenta que el primer paso establecido para iniciar la gestión de planes de negocio consiste en la asignación de roles para:
Tenga en cuenta que el rol Líder nacional solamente podrá ser asignado por el Administrador del sistema de SOFIA Plus.
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Tenga en cuenta que el rol Asesor nacional solamente puede ser asignado por el Líder nacional en SOFIA Plus.
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Una vez el Asesor nacional tiene asignado su rol podrá asignar el rol a los líderes regionales.
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A continuación se describe el procedimiento realizado en la gestión de planes de negocio:
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El sistema mostrará los grupos asignados y las unidades por gestionar. Ubique en la columna opciones el ícono “Asignar responsables”.
El sistema mostrará un listado de las unidades de emprendimiento de la regional. Ubique la columna opciones y haga clic en el ícono “Asignar líder responsable”.
Para asignar un líder de unidad de emprendimiento realice la consulta del líder por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (NIS (Numero identificación SENA), Regional, Nombre, Apellido, Tipo de identificación, Número de identificación, Tipo de contrato, Departamento o Municipio) y haga clic en el botón “Consultar”.
El sistema mostrará la información del responsable que ha sido consultado. Haga clic en el ícono “Agregar”.
Una vez ha sido agregado el responsable haga clic en el botón “Guardar responsables”.
El sistema informará que los responsables han sido asignados correctamente.
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Para asignar el rol a un usuario consulte haciendo clic en el ícono “Consultar usuario SENA”.
Consultar el usuario por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (NIS, Nombre, Apellido, Tipo de identificación o número de identificación) y hacer clic en el botón “Consultar”.
El sistema mostrará la información del usuario consultado, seguidamente haga clic en el ícono “Agregar”.
Una vez el usuario ha sido agregado hacer clic en el botón “Consultar”.
El sistema mostrará dos roles disponibles para su asignación:
Seleccionar el rol deseado dependiendo de las actividades a desarrollar por el Gestor y haga clic en el botón “Asignar roles”.
El sistema informará que la actualización de roles del usuario se realizó exitosamente.
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Hacer clic en el Botón “Registrar información básica” para crear un plan de negocio.
El sistema mostrará la información básica del plan de negocio. Recuerde aceptar los términos y condiciones para crear el plan de negocio y hacer clic en el botón “Guardar”.
Para seleccionar el origen del plan de negocio tenga en cuenta:
Recuerde que el ícono de advertencia indica que la información está incompleta o no ha sido ingresada
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Desplegar las opciones de “Registro de la información básica de Negocio” e ingresar la información del plan de negocio.
Cuando es ingresado el asesor emprendedor el sistema le asigna el rol Asesor emprendedor.
Desplegar las opciones “Participantes” e ingresar los participantes del plan de negocio.
Para consultar un participante realice la consulta por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (nombre, apellido, identificación) y haga clic en el botón “Consultar”.
Una vez agregado el participante ubique en la última columna el ícono “Asociar como representante” o “Asignar como suplente” dependiendo de la función del participante en el plan de negocio.
Recuerde aceptar los términos y condiciones y hacer clic en el botón “Guardar”
El sistema informará que el plan de negocio se ha guardado satisfactoriamente e informa el código del plan.
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Para consultar el plan de negocio debe ingresar el código del plan (código generado por el sistema al momento de la creación) y hacer clic en el botón “Buscar”.
El sistema mostrará la información del plan de negocio consultado y las posibles operaciones sobre el mismo.
Ubique la última columna de la información del plan de negocio y encontrará los siguientes íconos respectivamente:
Hacer clic sobre el ícono formular plan de negocio e ingresar la información requerida en cada uno de los componentes del plan de negocio.
Tenga en cuenta que el sistema permite el ingreso de máximo 4000 caracteres para cada ítem y no está permitido la inclusión de imágenes, tablas y gráficos.
A continuación se mencionan los campos que deben ser diligenciados en cada ítem para la formulación del plan de negocio.
Una vez ingresada la información necesaria para la formulación del plan de negocio haga clic en el botón “Guardar”.
El sistema generará el código de registro. Tenga en cuenta el código de registro para continuar el proceso y agilizar y especificar las consultas de plan de negocio.
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Una vez ingresada la información del plan de negocio y registrada la información para su creación haga clic en el botón “Activar plan de negocio”.
El sistema informará que la activación del plan de negocios se ha realizado exitosamente.
Una vez el plan de negocio ha sido activado, el estado del programa pasará a “POR AVALAR”
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Para consultar el plan de negocio ingrese el código del plan (código generado por el sistema al momento de la creación) y hacer clic en el botón “Buscar”.
Ingresar un comentario para asignar el juicio evaluativo, seleccionar la activación del plan de negocio y hacer clic en el botón “Guardar juicio valorativo”.
Al asignar el juicio valorativo el plan de negocio cambia de estado “POR AVALAR” a “FORMULADO”.
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Consultar el plan de negocio ingresando el código del plan (código generado por el sistema al momento de la creación) y hacer clic en el botón “Buscar”.
El sistema mostrará 4 opciones para el plan de negocio respectivamente:
Seleccionar el ícono “Seleccionar fondo de financiamiento”.
El sistema mostrará un listado de los fondos de financiamiento disponibles. Seleccionar un fondo de financiamiento y hacer clic en el botón “Guardar”.
El sistema informará que el fondo de financiamiento ha sido asociado exitosamente.
Una vez el fondo de financiamiento ha sido asociado al plan de negocio el plan cambia de estado “FORMULADO” a “EN EVALUACIÓN”.
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Consultar el plan de negocio ingresando el código del plan (código generado por el sistema al momento de la creación) y hacer clic en el botón “Buscar”.
El sistema habilita una nueva opción “Registro juicio de evaluación”.
Hacer clic en el ícono registro juicio de evaluación y seleccionar el fondo de financiamiento.
Registrar en juicio de evaluación para evaluación de financiamiento del plan de negocio la siguiente información:
En el juicio de valor debe:
El plan de negocio pasa de estado “EN EVALUACIÓN” A “FINANCIADO”.
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Consultar el plan de negocio ingrese el código del plan (código generado por el sistema al momento de la creación) y haga clic en el botón “Buscar”.
El sistema habilita dos nuevas opciones:
Hacer clic en el ícono crear emprendedor e ingresar la información solicitada.
Para la creación del emprendedor debe registrar la información solicitada en las siguientes secciones:
El sistema permite adjuntar el documento soporte de la Cámara de Comercio y el plan de negocio. Tenga en cuenta que esta documentación es obligatoria para continuar con el proceso.
El sistema permitirá cargar archivos de un tamaño máximo de 2000kb en formato .pdf.
Finalmente debe hacer clic en el botón “Guardar”. El sistema mostrará un mensaje indicando que la creación del emprendedor ha sido exitosa.
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Consultar el emprendedor ingresando el código generado durante la creación del mismo.
La administración de emprendedores permite consultar y modificar los participantes y su responsabilidad.
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La gestión de asesoría a empresas permite la consulta de emprendedores y muestra las siguientes opciones respectivamente
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El sistema mostrará las empresas asignadas al Asesor emprendedor mostrando la siguiente información:
Seleccionar el ícono “Administrar plan de mejoramiento”.
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Si no hay planes de mejoramiento creados el sistema mostrará el formulario de creación del plan. Haga clic en el botón “Crear plan de mejoramiento”.
Para crear el plan de mejoramiento debe ingresar la siguiente información y hacer clic en el botón "Guardar".
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El sistema informará que el plan de mejoramiento ha sido creado exitosamente.
Ingresar con el rol Asesor emprendedor al paquete funcional Emprendimiento y hacer clic en la opción “Gestionar asesorías a las empresas”.
Cuando el plan de mejoramiento ha sido creado, el sistema muestra el listado de los planes de mejoramiento disponibles habilitando tres nuevas opciones:
Hacer clic en el ícono “Planear seguimiento”. Tenga en cuenta los siguientes pasos para realizar el seguimiento:
Tenga en cuenta que el diligenciamiento de los pasos para planear el seguimiento son de carácter secuencial; es decir, cuando se ingrese y guarde la información de un paso el siguiente será habilitado.
Ubicar el paso 1 –Diagnóstico inicial- y hacer clic en el ícono “Realizar”.
El sistema mostrará la información de diagnóstico de la empresa
Asignar un porcentaje de cumplimiento a cada una de las preguntas presentadas en el formulario de diagnóstico.
Una vez asignados los porcentajes a las preguntas haga clic en el botón “Guardar”.
El sistema informará que el diagnóstico ha sido guardado satisfactoriamente.
Cuando la información del paso uno es ingresada y guardada el sistema cambiará el ícono de advertencia indicando que no hay inconsistencias en este paso.
Ubicar el paso dos y hacer clic en el botón “Realizar”.
Ingresar el valor meta para cada indicador teniendo en cuenta las unidades de medida establecida para cada uno.
Una vez ingresados todos los valores meta para los indicadores haga clic en el botón “Guardar”.
El sistema informará que la información ha sido guardada satisfactoriamente.
Una vez se guarda la información haga clic en el botón “Activar metas de la empresa”
Para continuar con el paso tres, ingrese con el rol Emprendedor al paquete funcional Emprendimiento y seleccione la opción “Consultar seguimiento del emprendedor”.
Seleccionar en el campo Emprendedor el plan de negocio y hacer clic en el botón “Consultar”.
El sistema mostrará la información del plan de mejoramiento. Despliegue las opciones Metas de la empresa y ubique la sección Evaluación. Luego debe asignar una calificación e ingresar un comentario y hacer clic en el botón “Guardar”.
Tenga
en cuenta que es necesaria la aprobación del emprendedor desde su rol en SOFIA Plus para continuar el proceso del plan de mejoramiento.
El sistema informará que la información se ha guardado exitosamente habilitando así la posibilidad de continuar con el paso tres.
Ubicar el paso tres y hacer clic en el botón “Realizar”
En la sección Filtros debe seleccionar un filtro disponible:
Luego seleccionar un pilar disponible:
Una vez seleccionado el periodo y el filtro haga clic en el botón “Agregar nueva actividad”
Ingresar la información básica para crear un plan de mejoramiento.
Una vez ingresada la información básica haga clic en el botón "Guardar". El sistema informará que la información se ha guardado satisfactoriamente
Una vez que el sistema ha guardado la información, el sistema habilita nuevas opciones para las actividades.
Hacer clic en el botón "Activar plan de mejoramiento", el sistema informará que el plan ha sido activado exitosamente
Ingresar con el rol Asesor emprendedor al paquete funcional Emprendimiento y seleccione la opción “Gestionar asesoría a empresas”.
El sistema mostrará el listado de los emprendedores asignados. Ubique la unidad productiva y seleccione el ícono “Administrar planes de mejoramiento”.
Hacer clic en el ícono “Ejecutar seguimiento”.
El sistema mostrará dos nuevas opciones
Evaluar actividades permite establecer un juicio de evaluación para las actividades del periodo
El Juicio de Evaluación ofrece las opciones:
Si las actividades fueron realizadas total y correctamente, seleccione la actividad y haga clic en el botón “Guardar”. El sistema informará que la actividad ha sido evaluada exitosamente
Ingresar con el rol Asesor emprendedor al paquete funcional Emprendimiento y seleccione la opción “Gestionar asesorías a las empresas”.
El sistema mostrará el listado de los emprendedores asignados. Ubique la unidad productiva y seleccione el ícono “Ejecutar seguimiento”. El sistema mostrará la opción “Realizar diagnóstico final”.
El sistema traerá las preguntas y el porcentaje asignado a cada una de ellas permitiendo modificar y actualizar dicho porcentaje.
Hacer clic en el botón “Guardar”. El sistema informará que el diagnóstico ha sido guardado exitosamente
El diagnóstico final aparecerá como ejecutado:
Ingresar con el rol Asesor emprendedor al paquete funcional Emprendimiento y seleccionar la opción “Consultar programación de visitas”.
Una vez realizado el diagnóstico se solicita al emprendedor confirmar la visita programada.
Ubicar en la columna opciones el ícono "Confirmar visita" y hacer clic sobre éste.
El sistema informará que la visita ha sido confirmada satisfactoriamente.
El estado de la visita se actualizará de "Por confirmar" a "Confirmado" en el rol Asesor emprendedor.
Ahora el Asesor emprendedor deberá evaluar las actividades del periodo. Para esto debe seleccionar las actividades del periodo y asignar un juicio de valor para cada una de estas.
Una vez establecido el juicio de valor para cada actividad, debe hacer clic en el botón "Guardar".
El sistema informará que las actividades han sido evaluadas exitosamente.
A través del rol Líder unidad de emprendimiento se podrá realizar el seguimiento a las asesorías realizadas por el Asesor de emprendimiento