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EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN
Ejecución de la Formación
El proceso de ejecución de la formación comprente todas las acciones a desarrollar desde el momento que ingresa el aprendiz al SENA, hasta que finaliza, donde intervienen los actores que facilitan los ambientes, proyectos, las actividades y las estrategias necesarias que se consignan en la ruta de aprendizaje para alcanzar los resultados de aprendizaje de las competencias laborarles contempladas en el programa de formación, para posteriormente ser certificado en el programa de formación al cual se matriculó.
Creación de Proyectos
Con el Rol:Equipo Desarrollo Curricular
1.Dé clic en el link "Desarrollo Curricular" luego en "Gestión de Proyectos"
2.Dé clic en el link "Gestionar Proyectos de Aprendizaje"
3.Dé clic en el botón "Crear Proyecto de Aprendizaje"
Información Básica del Proyecto
Diligencie los campos requeridos
Alcance
Diligencie los campos requeridos
Innovación/Gestión Tecnológica
Diligencie los campos requeridos
1.Diligencie los campos requeridos
2.Seleccione un programa de formación y luego dé clic en el botón "Agregar Programa"
3.Dé clic en el ícono indicado para establecer el equipo que participó en la formulación del proyecto, luego seleccione el tipo de usuario, el nombre del aprendiz y la especialidad, dé clic en el botón "Guardar Equipo"
Fases del Proyecto
Escriba el nombre de la Fase de Proyecto y dé clic en el botón "Agregar Fase"
Presupuesto Estimado del Proyecto
Diligencie los campos requeridos y dé clic en el botón "Guardar presupuesto estimado"
1.Dé clic en el botón "Guardar Proyecto" el sistema le mostrará el aviso "El Proyecto Aprendizaje "NOMBRE..." se ha guardado exitosamente con el código : ###"
2.Dé clic en el botón "Finalizar Proyecto"
El sistema le mostrará el aviso "El Proyecto Aprendizaje "NOMBRE..." se ha guardado exitosamente con el código : ###"
Creación de Ruta de Aprendizaje
Con el Rol:Equipo Desarrollo Curricular
1.Dé clic en el link "Desarrollo Curricular" luego en "Gestión de Proyectos"
2.Dé clic en el link "Gestionar Ruta de Aprendizaje" luego en "Generar Ruta de Aprendizaje"
3.Dé clic en el ícono del recuadro Programa de Formación
1.Seleccione los campos requeridos y dé clic en el botón "Consultar" aparecerá la Lista de Programas de Formación
2.Seleccione el programa de formación
1.Dé clic en el botón "Consultar" aparecerá los Datos de la Ruta de Aprendizaje
2.Escriba el nombre de la ruta de aprendizaje
3.Seleccione la Ficha de Caracterización
1.Seleccione el Resultado de Aprendizaje
2.Seleccione el Proyecto Aprendizaje
3.Dé clic en el botón "Guardar"
El sistema mostrará el aviso "La opción se realizó exitosamente"
Reconocimiento de Aprendizajes Previos
Con el Rol:Instructor
1.Dé clic en el link "Ejecución de la Formación" luego en "Administrar Ruta de Aprendizaje"
2.Dé clic en el link "Gestión de la Ruta de Aprendizaje" luego en "Reconocimiento de Aprendizajes Previos"
3.Dé clic en el ícono del recuadro Ficha de Caracterización
Dé clic en el ícono seleccionado "Agregar" para agregar la ficha
Dé clic en el ícono del recuadro Competencia de Aprendizaje
Dé clic en el ícono seleccionado "Agregar" para agregar la Competencia
Dé clic en el ícono del recuadro Aprendiz
1.Diligencie los campos requeridos y dé clic en el botón "Consultar" aparecerá la Lista de Aprendices
2.Dé clic en el ícono seleccionado "Agregar" para agregar el aprendiz
Dé clic en el botón "Consultar"
Una vez el instructor selecciona la ficha, competencia y el Aprendiz, puede visualizar los resultados de aprendizaje asociados a la competencia, para posteriormente emitir un juicio de evaluación, el cual es la calificación que se le puede asignar a un resultado de aprendizaje.
1.Seleccione los juicios de Evaluación en estado "Por Evaluar" y cámbielo a estado "Aprobado"
2.Dé clic en el botón "Guardar"
El sistema mostrará el aviso "Los resultados de aprendizaje han sido guardados exitosamente"
Gestión de la Ruta de Aprendizaje
Con el Rol:Instructor
1.Dé clic en el link "Ejecución de la Formación" luego en "Administrar Ruta de Aprendizaje"
2.Dé clic en el link "Gestión de la Ruta de Aprendizaje" luego en "Asociar Aprendiz a una Ruta de Aprendizaje"
3.Dé clic en el ícono del recuadro Ficha de Caracterización
Dé clic en el ícono seleccionado "Agregar" para agregar la ficha
Dé clic en el ícono del recuadro Ruta de Aprendizaje
Dé clic en el ícono seleccionado "Agregar" para agregar la Ruta
Dé clic en el botón "Consultar Aprendices"
Seleccione los aprendices que va a asociar y dé clic en el botón "Asociar Ruta de Aprendizaje" el sistema le informará si el proyecto se realizó con éxito
Listar Aprendices asociados a la ruta de aprendizaje
1.Dé clic en el link "Ejecución de la Formación" luego en "Administrar Ruta de Aprendizaje"
2.Dé clic en el link "Gestión de la Ruta de Aprendizaje" luego en "Listar Aprendices Asociados a Ruta"
3.Dé clic en el ícono del recuadro Ficha de Caracterización
4.Dé clic en el ícono del recuadro Ruta de Aprendizaje
5.Dé clic en el botón "Consultar"
El sistema mostrará la lista de aprendices
Interacción LMS
Con el Rol:Instructor
1.Dé clic en el link "LMS" luego en "LMS"
2.Dé clic en el link "Consultar Fichas de Caracterización"
3.El sistema mostrará el listado de los programas en los que se está vinculado, dé clic en el ícono indicado
El sistema mostrará la plataforma Blackboard, donde encontrará los cursos y demás información relacionada con la labor del instructor
Evaluar Ruta de Aprendizaje
Con el Rol:Instructor
1.Dé clic en el link "Ejecución de la Formación" luego en "Administrar Ruta de Aprendizaje"
2.Dé clic en el link "Gestión de la Ruta de Aprendizaje" luego en "Evaluar Ruta de Aprendizaje"
3.Dé clic en el ícono del recuadro Ficha de Caracterización
Dé clic en el ícono seleccionado "Agregar" para agregar la ficha
Dé clic en el ícono del recuadro Competencia de Aprendizaje
Dé clic en el ícono seleccionado "Agregar" para agregar la Competencia
Dé clic en el ícono del recuadro Aprendiz
1.Diligencie los campos requeridos y dé clic en el botón "Consultar" aparecerá la Lista de Aprendices
2.Dé clic en el ícono seleccionado "Agregar" para agregar el aprendiz
Dé clic en el botón "Consultar Resultados de Aprendizaje"
Una vez el instructor selecciona la ficha, competencia y el Aprendiz, puede visualizar los resultados de aprendizaje Etapa Lectiva, para posteriormente emitir un juicio de evaluación, el cual es la calificación que se le puede asignar a un resultado de aprendizaje.
1.Seleccione los juicios de Evaluación en estado "Por Evaluar" y cámbielo a estado "Aprobada"
2.Dé clic en el botón "Guardar"
El sistema mostrará el aviso "Se ha guardado con éxito el juicio de evaluación. Si se registró un juicio de evaluación como NO APROBADO, se enviará una notificación via correo electrónico al aprendiz"
Gestionar Segundo Evaluador
Con el Rol:Coordinador Formación
1.Dé clic en el link "Ejecución de la Formación" luego en "Administrar Ruta de Aprendizaje"
2.Dé clic en el link "Gestión de la Ruta de Aprendizaje" luego en "Asignar y Modificar Segundo Evaluador"
3.Dé clic en el ícono del recuadro Ficha de Caracterización
4.Seleccione una ficha de caracterización
5.Dé clic en el botón "Consultar Solicitudes de Segundo Evaluador"
Dé clic en el ícono indicado "Consultar solicitudes de evaluación"
Dé clic en el ícono indicado "Consultar Asignaciones", si hay alguna asignación se mostrará, si no se verá el aviso "No existe un funcionario asignado actualmente". Dé clic en el botón "Asignar/Modificar Instructor"
1.Dé clic en el ícono del recuadro Instrctor, para seleccionar el funcionario, también puede consultar la disponibilidad
2.Dé clic en el botón "Guardar Asignación"
El sistema mostrará el aviso "El instructor se asignó exitosamente a la solicitud de segunda evaluación"
Gestionar Segundo Evaluación
Con el Rol:Instructor
1.Dé clic en el link "Ejecución de la Formación" luego en "Administrar Ruta de Aprendizaje"
2.Dé clic en el link "Solicitud de Segunda Evaluación" luego en "Registrar juicio de Evaluación Segundo Evaluador"
3.Dé clic en el ícono indicado "Consultar"
El instructor podrá ver los detalles de la solicitud
1.Ingrese el nuevo resultado de juicio de evaluación
2.Escriba un motivo
3.Dé clic en el botón "Guardar"
El sistema mostrará el aviso "La operación El registro de juicio segundo evaluador se realizó exitosamente."
Gestionar Alternativa Etapa Práctica
Con el Rol:Coordinador Formación
1.Dé clic en el link "Ejecución de la Formación" luego en "Administrar Ruta de Aprendizaje"
2.Dé clic en el link "Gestión de la Ruta de Aprendizaje" luego en "Registrar Alternativa para Desarrollar la Etapa Práctica"
3.Seleccione la Ficha de Caracterización
4.Seleccione el Aprendiz
5.Dé clic en el botón "Consultar"
Diligencie los campos requeridos y dé clic en el botón "Guardar"
El sistema mostrará el aviso "El registro de la alternativa se realizó exitosamente"
Gestión de Novedades
Con el Rol:Coordinador Formación
1.Dé clic en el link "Ejecución de la Formación" luego en "Administrar Ruta de Aprendizaje"
2.Dé clic en el link "Novedades de la Ruta de Aprendizaje" luego en "Adicionar Una Respuesta a una Solicitud"
3.Seleccione la Ficha de Caracterización
4.Seleccione el Aprendiz
5.Dé clic en el botón "Consultar"
Dé clic en el ícono indicado "Ver Detalles"
1.Establezca la duración y la fecha de activación
2.Seleccione el estado y escriba las observaciones de la respuesta
3.Dé clic en el botón "Guardar"
Verificar Requisitos Para Certificación
Con el Rol:Coordinador Formación
1.Dé clic en el link "Certificación" luego en "Certificación"
2.Dé clic en el link "Validar Requisitos de Certificación Masivo"
3.Dé clic en el ícono indicado "Consultar Fichas"
1.Seleccione los campos indicados
2.Dé clic en el botón "Certificar Aprendices"
El sistema mostrará el aviso "Se ha certificado un (1) Aprendiz Satisfactoriamente"
Consultar Registro de Tiempo
Con el rol Instructor
1.Dé clic en el link "Gestión de Tiempos" luego en "Gestionar Tiempos del Instructor"
2.Dé clic en el link "Consultar Registro de Tiempo".
3.Seleccione los campos requeridos y dé clic en el botón "Generar Informe" se descargará en su computador en formato PDF
Registrar Inasistencia de Aprendiz
Con el rol Instructor
1.Dé clic en el link "Gestión de Tiempos" luego en "Gestionar Tiempos del Instructor"
2.Dé clic en el link "Registrar Inasistencia del Aprendiz".
3.Diligencie los campos requeridos y dé clic en el botón "Registrar Novedad" el sistema mostrará el aviso "La Inasistencia ha sido Registrada Correctamente"
Gestionar Actividades Adicionales del Instructor
Con el rol Instructor
1.Dé clic en el link "Gestión de Tiempos" luego en "Gestionar Tiempos del Instructor"
2.Dé clic en el link "Gestionar Actividades Adicionales del Instructor".
3.Diligencie los campos requeridos y dé clic en el botón "Consultar Actividades Adicionales" aparecerá el Detalle de Actividades Adicionales
4.Dé clic en el ícono indicado "Eliminar"
El sistema mostrará el aviso "La actividad adicional se ha eliminado correctamente"
Consultar Inasistencia Aprendiz
Con el rol Instructor
1.Dé clic en el link "Gestión de Tiempos" luego en "Gestionar Tiempos del Instructor"
2.Dé clic en el link "Consultar Inasistencia del Aprendiz".
3.Diligencie los campos requeridos y dé clic en el botón "Consultar inasistencias" aparecerá las Inasistencias del Aprendiz
Registrar Actividad Adicional del Instructor
Con el rol Instructor
1.Dé clic en el link "Gestión de Tiempos" luego en "Gestionar Tiempos del Instructor"
2.Dé clic en el link "Registrar Actividad Adicional del Instructor".
3.Diligencie los campos requeridos y dé clic en el botón "Registrar Actividad" El sistema mostrará el aviso "La actividad adicional ha sido almacenada correctamente"
Gestión de Eventos Especiales
Con el rol Bienestar de Centro
1.Dé clic en el link "Gestión de Ambientes" luego en "Gestión de Ambientes"
2.Dé clic en el link "Gestión Eventos Especiales".
3.Diligencie los campos requeridos y dé clic en el botón "Consultar"
El sistema mostrará los Eventos de Ambiente, dé clic en el ícono indicado "Ver Detalles del Evento"
El sistema mostrará los detalles del Horario, dé clic en el botón "Volver"
El sistema mostrará los Eventos de Ambiente, dé clic en el ícono indicado "Asignar/Retirar Funcionario"
Para asignar funcionario, diligenciar los campos actividad de aprendizaje y consultar funcionario, hacer clic en el botón "Asignar".
El sistema mostrará en la parte inferior el listado de funcionarios asignados, para retirar funcionario, hacer clic en el ícono "Retirar funcionario".
El sistema mostrará los Eventos de Ambiente, dé clic en el ícono indicado "Editar Evento"
Seleccione los días y horas, luego dé clic en el botón "Agregar Horario"
Puede eliminar el horario de un día
Dé clic en el botón "Guardar Evento" el sistema mostrará el aviso "El evento se almacenó exitosamente" dé clic en el botón "Volver" para continuar el proceso
El sistema mostrará los Eventos de Ambiente, dé clic en el ícono indicado "Asignar Aprendices"
1.En el recuadro Ficha encontrará dos íconos, uno para seleccionar una ficha y otro para un aprendiz
2.Dé clic en el botón "Guardar" el sistema mostrará el aviso "La información ha sido guardada con éxito" dé clic en el botón "Volver" para continuar el proceso
El sistema mostrará los Eventos de Ambiente, dé clic en el ícono indicado "Eliminar Evento"
Escriba la novedad y la fecha de cancelación, luego dé clic en el botón "Eliminar Evento" el sistema mostrará el aviso "El evento fue eliminado con éxito"
Consultar Actividades de Bienestar
Con el rol Bienestar de Centro
1.Dé clic en el link "Gestión de Ambientes" luego en "Gestión de Ambientes"
2.Dé clic en el link "Consultar Actividades de Bienestar".
3.Diligencie los campos requeridos y dé clic en el botón "Consultar"
El sistema mostrará el Listado de Eventos del Aprendiz, dé clic en el botón "Generar Excel" el archivo se descargará en su computador
Configurar Citación
Con el rol Encargado de Certificación
1.Dé clic en el link "Certificación" luego en "Certificación"
2.Dé clic en el link "Consultar Citación".
3.Dé clic en el ícono del recuadro "Programa de Formación" aparecerá la ventana "Datos de Búsqueda" diligencie la información solicitada
4.Dé clic en el botón "Consultar" aparecerá la Lista de Programas de Formación
5.Seleccione el programa de formación
6.Cuando tenga seleccionado el programa de formación, dé clic en el botón "Consultar"
Se mostrará el listado "Fichas de Caracterización" solo se podrá configurar citación a aprendices que no tienen inconsistencia con el Registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica, que tienen competencia etapa práctica, están en tipo de formación titulada y va a pasar a estado certificado.
Además, se muestra el "Listado de Aprendices con Documento no Válido para Citar Ficha" donde se resaltan todos los aprendices con esta inconsistencia, y el listado de "Aprendices Pendientes de Registro de Alternativa para el Desarrollo de la Etapa Práctica" y finalmente se incluye el botón "Generar Reporte" el cual genera un reporte en Excel.
Condiciones para no mostrar aprendices que falta información en el registro de alternativa para el desarrollo de la etapa práctica. 1. Tipo de Formación Titulada 2. La competencia del programa es Etapa Práctica 3. Aprendiz va a pasar a estados Por Certificar 4. No tiene información en el registro de alternativa para el desarrollo de la Etapa Práctica Finalmente diligencie la información solicitada y dé clic en el botón "Generar Citación a Ficha(s)" el sistema le mostrará el aviso "Se he guardado la configuración de la citación correctamente"
Consultar Constancias del Aprendiz
Con el rol Encargado de Certificación
1. Despliegue el paquete “Certificación” y seleccione la opción “Consultar Constancias del Aprendiz”
2. Ingrese El tipo de identificación y el número de documento de identidad del aprendiz, luego de click en el botón “Consultar Constancia“
3. A continuación el sistema le mostrará la información del aprendiz, seleccione el programa de formación al cual desea consultar la constancia
4. De click en el icono que se le indica para descargar el archivo “Constancia de Estudio de aprendiz en formación a través de convenio” “Constancia de notas de aprendiz en formación titulada través de convenio” y en formato PDF
Consultar Informes
Con el rol Encargado de Certificación
1.Dé clic en el link "Certificación"
2.Dé clic en el link "Consultar Informes"
3.Seleccione la información solicitada y dé clic en el botón "Generar Informe" se descargará en su computador en formato Excel
Dé clic en el ícono ubicado en la parte derecha para ver el listado de Aprendices Disponibles para Verificar Requisitos
Consultar Motivos de Rechazo
Con el rol Encargado de Certificación
1.Dé clic en el link "Certificación"
2.Dé clic en el link "Consultar Motivos de Rechazo"
3.Seleccione la información solicitada y dé clic en el botón "Consultar Aprendiz" aparecerá la Información Básica del Aprendiz
4.Dé clic en el ícono de la parte derecha para ver los Motivos(s) de Rechazo
Estado de Certificados
Con el rol Encargado de Certificación
1.Dé clic en el link "Certificación"
2.Dé clic en el link "Estado de Certificados"
3.Seleccione la información solicitada y dé clic en el botón "Generar Informe con el Estado de los Certificados" se descargará en su computador en formato Excel
Número de Certificados por Ficha
Con el rol Encargado de Certificación
1.Dé clic en el link "Certificación"
2.Dé clic en el link "Número de Certificados por Ficha"
3.Dé clic en el ícono del recuadro "Ficha de Caracterización" y diligencie la información solicitada
4.Dé clic en el botón "Consultar" aparecerá la Lista de Fichas de Caracterización
5.Seleccione la Ficha de Caracterización
6.Dé clic en el botón "Consultar Ficha"
Aparecerá el Listado de Aprendices Certificados, dé clic en el botón "Generar Informe de Aprendices Certificados por Ficha" se descargará en su computador en formato Excel
Validar Requisitos de Certificación
Con el rol Encargado de Certificación
1.Dé clic en el link "Certificación"
2.Dé clic en el link "Validar Requisitos de Certificación"
3.Seleccione la información solicitada y dé clic en el botón "Consultar Aprendiz"
4.El sistema mostrará las fichas de caracterización asociadas al Aprendiz. Haga clic en el ícono "Validar datos básicos y requisitos de certificación del Aprendiz".
El sistema mostrará las fichas de caracterización asociadas al Aprendiz. Haga clic en el ícono "Validar datos básicos y requisitos de certificación del Aprendiz".
Una vez diligenciados los campos requeridos por el sistema hacer clic en el botón "PreAprobar/No aprobar certificado".
El sistema mostrará un mensaje de confirmación. Haga clic en el botón "Aceptar" para certificar que el Aprendiz cumple con las actividades de aprendizaje requeridas para la aprobación de las competencias.
El sistema informará que los requisitos de certificación han sido guardados exitosamente.
Validar Requisitos de Certificación Masivo
Con el rol Coordinador de Formación
1.Dé clic en el link "Certificación"
2.Dé clic en el link "Validar Requisitos de Certificación Masivo"
3.Dé clic en el ícono indicado "Consultar Ficha"
1.Seleccione el aprendiz
2.Dé clic en el botón "Certificar Aprendices"
El sistema Mostrará el aviso "Se ha Certificado (#) Aprendiz satisfactoriamente"
Administración Educativa Centro
Con el rol Coordinador Formación
1.Dé clic en el link "Reportes" luego en "Reportes por Centro de Formación"
2.Dé clic en el link "Administración Educativa Centro".
3.Dé clic en el nombre del reporte, se descargará en si computador. Los reportes que se muestran son:
Reporte de Ambientes
Reportes de Aprendices
Reportes Administración Educativa
Aprendices por Novedad
Con el rol Coordinador Formación
1.Dé clic en el link "Reportes" luego en "Reportes por Centro de Formación"
2.Dé clic en el link "Aprendices por Novedad".
3.Diligencie los campos requeridos y dé clic en el botón "Consultar Aprendices"
El sistema mostrará el Listado de Aprendices, dé clic en el botón "Generar Reporte" se descargará en su computador en formato Excel
Diseño Curricular Centro
Con el rol Coordinador Formación
1.Dé clic en el link "Reportes" luego en "Reportes por Centro de Formación"
2.Dé clic en el link "Diseño Curricular Centro".
3.Dé clic en el nombre del reporte, se descargará en si computador.
Planeación por Centro
Con el rol Coordinador Formación
1.Dé clic en el link "Reportes" luego en "Reportes por Centro de Formación"
2.Dé clic en el link "Planeación por Centro".
3.Seleccione el periodo de Corte, primero el año y luego el mes, después dé clic en el botón "Ver Reportes" El sistema mostrará los reportes disponibles
4.Dé clic en el informe que requiera, se descargará en su computador
Administración Educativa Regional
Con el rol Equipo de Diseño Curricular
1.Dé clic en el link "Reportes" luego en "Reportes por Regional"
2.Dé clic en el link "Administración Educativa Regional"
3.Dé clic en el nombre del reporte, se descargará en si computador. Los reportes que se muestran son:
Reporte de Ambientes
Reportes de Aprendices
Reportes Administración Educativa
Diseño Curricular Regional
Con el rol Equipo de Diseño Curricular
1.Dé clic en el link "Reportes" luego en "Reportes por Regional"
2.Dé clic en el link "Diseño Curricular Regional"
3.Dé clic en el reporte que requiera, se descargará en su omputador
Planeación por Regional
Con el rol Equipo Diseño Curricular
1.Dé clic en el link "Reportes" luego en "Reportes por Regional"
2.Dé clic en el link "Planeación por Regional".
3.Seleccione el periodo de Corte, primero el año y luego el mes, después dé clic en el botón "Ver Reportes" El sistema mostrará los reportes disponibles
4.Dé clic en el informe que requiera, se descargará en su computador
