Certificación
A continuación se describe el proceso de consulta de constancias de estudio y certificados de competencias correspondientes al programa de formación en el que se encuentra registrado el Aprendiz
Módulo: Certificación
Rol: Encargado de certificación
Actividad: Configurar citación de Aprendices
Permite definir el lugar, el horario y requisitos adicionales necesarios para configurar la citación de Aprendices que han finalizado su formación académica. Esta citación será enviada al Aprendiz por correo electrónico para que éste se presente en el Centro de Formación y continuar el proceso de verificación de requisitos de certificación.
Ingresar al aplicativo www.senasofiaplus.edu.co y hacer clic en el botón “Ingresar”.
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- Seleccionar el rol "Encargado de certificación".
- Desplegar el paquete Certificación.
- En el menú Certificación seleccionar la opción "Consultar certificación".
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Hacer clic en el ícono "Consultar programa de formación".
Consultar el programa de formación por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (código, nombre, línea tecnológica, a la medida, nivel o versión) y hacer clic en el botón "Consultar".
EL sistema mostrará el listado de programas de acuerdo al filtro de consulta establecido.
Ubique el programa deseado y haga clic en el ícono "Agregar".
Hacer clic en el botón "Consultar". El sistema mostrará la lista de fichas de caracterización. Seleccione una ficha de caracterización en estado "No citado".
Para generar la citación:
- Especificar el lugar y el horario de la citación.
- Especifique los requisitos adicionales para certificarse.
- Hacer clic en el botón "Generar citación a ficha".
El sistema informará que la citación se ha guardado exitosamente.
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Módulo: Certificación
Rol: Encargado de certificación
Actividad: Validar requisitos de certificación
A continuación encontrará el paso a paso para validar requisitos de certificación con el rol Encargado de certificación.
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- Seleccionar el rol "Encargado de certificación".
- Desplegar el paquete Certificación.
- En el menú Certificación seleccionar la opción "Validar requisitos de certificación".
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Para consultar un Aprendiz debe:
- Seleccionar el tipo de documento de identidad.
- Ingresar el documento de identidad.
- Hacer clic en el botón "Consultar Aprendiz".
El sistema mostrará las fichas de caracterización asociadas al Aprendiz. Haga clic en el botón "Validar datos básicos y requisitos de certificación del Aprendiz".
El sistema mostrará la información de la etapa productiva del Aprendiz y los motivos de rechazo de certificación registrados hasta el momento.
Para validar los datos básicos y requisitos de certificación del Aprendiz debe: seleccionar el estado del requisito:
No Aprobado
Si el estado seleccionado es "No Aprobado" debe ingresar el motivo del rechazo y hacer clic en el botón "Aprobar/No aprobar certificado".
Aprobada
Seleccionar el estado "No aprobada" y haga clic en el botón "Aprobar/No aprobar certificado".
El sistema mostrará un mensaje de confirmación. Haga clic en el botón "Aceptar" para certificar que el Aprendiz cumple con las actividades de aprendizaje requeridas para la aprobación de las competencias.
El sistema informará que los requisitos de certificación han sido guardados exitosamente.
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Modulo: Certificación
Rol: Coordinador de Formación
Actividad: Validar requisitos de certificación masivo
A continuación encontrará el paso a paso para validar requisitos de certificación masivo con el rol Coordinador de formación.
La Coordinación de Formación debe registrar que el Aprendiz ha cumplido los requisitos definidos para el programa de formación titulada para el cual se encuentra registrado.
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- Seleccionar el rol Coordinador de Formación.
- Desplegar el paquete Certificación.
- En el menú Certificación seleccionar la opción "Validar requisitos de certificación masivo".
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El sistema mostrará el listado de fichas pendientes por certificar. Hacer clic en el ícono "Consultar ficha".
El sistema mostrará la información detallada de la ficha de caracterización seleccionada y el listado de Aprendices. Seleccionar los Aprendices para certificar.
Seleccione la opción "Generar documento".
Nota: En caso de que un Aprendiz no cumpla los requisitos para la certificación el Coordinador de formación deberá seleccionar la opción "No generar documento", el sistema habilitará una casilla para indicar los motivos por los cuales no se certifica al Aprendiz.
Hacer clic en el botón "Certificar Aprendices".
El sistema mostrará un mensaje de advertencia solicitando la confirmación del trámite a realizar, hacer clic en el botón "Aceptar".
El sistema informará que la operación se ha realizado exitosamente.
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El Coordinador de formación debe cargar la firma digital expedida por la entidad certificadora para firmar digitalmente los documentos como certificados, actas y notas del Aprendiz.
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- Seleccionar el rol Coordinador de Formación.
- Desplegar el paquete Certificación.
- En el menú Certificación seleccionar la opción "Administrar firmas".
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El sistema mostrará la información del funcionario y el centro de formación al cual se encuentra asociado. Haga clic en el botón "Seleccionar archivo" y busque en su equipo de trabajo la firma escaneada.
Recuerde hacer clic en el botón "Vista preliminar" para generar un ejemplo en formato .pdf de cómo será expedida la certificación con la firma digital. Seguidamente, haga clic en el botón "Guardar" para cargar la firma digital.
El sistema informará que la firma se ha guardado exitosamente.
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Permite consultar las constancias obtenidas por el Aprendiz en su proceso de formación.
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- Seleccionar el rol Coordinador de Formación.
- Desplegar el paquete Certificación.
- En el menú Certificación seleccionar la opción "Consultar constancias del Aprendiz".
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Para consultar las constancias de un Aprendiz debe:
- Seleccionar el tipo de identificación.
- Ingresar el documento de identidad del Aprendiz.
- hacer clic en el botón "Consultar constancias".
El sistema mostrará la información básica del Aprendiz y los programas de formación a los cuales se encuentra asociado.
Para cada programa se habilitan las opciones:
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Permite consultar el número de registro académico de uno o varios aprendices que se encuentren asignados a una ficha de caracterización.
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- Seleccionar el rol Coordinador de Formación.
- Desplegar el paquete Certificación.
- En el menú Certificación seleccionar la opción "Consulta del número de registro académico del Aprendiz".
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Hacer clic en el ícono "Consultar ficha de caracterización".
Consultar la ficha de caracterización por cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles (código, departamento, jornada, fecha inicial - final) y hacer clic en el botón "Consultar".
El sistema mostrará el listado de fichas de caracterización de acuerdo al filtro de consulta establecido.
Ubique la ficha deseada y haga clic en el ícono "Agregar".
Hacer clic en el botón "Consultar ficha". El sistema mostrará el listado de Aprendices y su información básica (registro académico, documento, nombre y estado).
Si desea descargar en formato .pdf el listado de Aprendices haga clic en el botón "Generar reporte".
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Permite verificar el cumplimiento de los requisitos definidos para el programa de formación complementaria en modalidad virtual en el cual se encuentra registrado.
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- Seleccionar el rol Coordinador de Formación.
- Desplegar el paquete Certificación.
- En el menú Certificación seleccionar la opción "Certificar formación complementaria virtual".
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EL sistema mostrará las fichas de caracterización con Aprendices pendientes por certificar. Haga clic en el ícono "Consultar ficha".
El sistema mostrará el detalle de la ficha de caracterización y el listado de Aprendices por certificar.
Para certificar Aprendices debe:
- Seleccionar los Aprendices que desea certificar.
- Para cada Aprendiz debe especificar si se generará el documento de certificación. En caso de seleccionar no generar documento debe ingresar el motivo por el cual es rechazada la certificación.
- Hacer clic en el botón "Certificar Aprendices".
El sistema mostrará un mensaje de confirmación para verificar la certificación de los Aprendices. Haga clic en el botón "Aceptar" para certificar que los Aprendices cumplen con las actividades requeridas para la aprobación de competencias. De lo contrario, haga clic en el botón "Cancelar".
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