El ENCARGADO DE INGRESO CENTRO DE FORMACIÓN, realizará la gestión de matrícula de los aspirantes seleccionados que se inscribieron a una ficha de caracterización o que fueron seleccionados de forma excepcional. Primero convocara a los aspirantes para la entrega de requisitos, lo que permitirá verificar la información de registro del aspirante; luego asentará la matrícula y el SISTEMAS le creará el registro académico y el correo electrónico para el nuevo aprendiz.
También, si en algunos casos lo amerita, podrá realizar la anulación del proceso de matrícula para un aspirante.
CONVOCAR ASPIRANTES
El Encargado de Ingreso del centro realiza la Convocatoria de los aspirantes que están como Seleccionados y la ficha debe estar en estado EN MATRICULA o en ejecución.
Rol: Encargado de ingreso centro de formación
Paquete: Matrícula
En el panel de "Proceso de matrícula" debe escoger la opción "Convocar Aspirantes" y consulta la ficha.
Nota: Se debe tener la programación aprobada por parte del Gestión desarrollo curricular en el paquete gestión de ambientes de la fiha para poder hacer la convocatoria a matrícula.
El sistema valida que la fecha de convocatoria sea posterior a la del día de hoy, y se deben llenar los campos obligatorios que son los que están marcados con *.
EL USUARIO escoge el o los aspirantes listados. (Por defecto el SISTEMA muestra la lista de aprendices chequeados) y da click en el botón "Guardar":
Convocatoria y notificación a los aspirantes realizada satisfactoriamente.
EL SISTEMA cambia el estado de los aspirantes a “CONVOCADO MATRICULA” y guarda la convocatoria. EL SISTEMA envía un mail al correo de los aspirantes con la información de la convocatoria:
* Programa de formación
* Fecha de convocatoria
* Fecha fin de la convocatoria
* Lugar de la convocatoria
* Horario de la convocatoria
* Requisitos de matrícula
EL SISTEMA notifica al Gestión Desarrollo Curricular del centro y al ENCARGADO DE INGRESO CENTRO DE FORMACIÓN el listado de aspirantes que quedaron convocados para la matrícula.
Si se listan fichas en estado “EN EJECUCION”, El SISTEMA valida que la fecha límite (Parametro del SISTEMAS) de ingreso de aprendices nuevos para la ficha este vigente para listar aquellos aspirantes seleccionados por efecto de liberación de cupos. De igual forma el SISTEMA verifica todas las fichas de caracterización a las que pertenece el aspirante a convocar.
Para las fichas de programas de formación titulada a las cuales el aspirante aplico, el SISTEMAS validará que el aspirante no tenga ninguno de los siguientes estados:
Si la Ficha de Caracterización pertenece a un programa Titulado No a la Medida el SISTEMA valida que la fecha en la cual se realiza el proceso este dentro de las fechas del Evento de Dirección General de Matrícula y que este se encuentre en estado activo, de lo contrario se muestra un mensaje informando que no se puede continuar con el proceso de convocatoria.
El SISTEMA valida que la Ficha de Caracterización tenga la programación aprobada por parte de la Gestión Desarrollo Curricular , de lo contrario el SISTEMAS muestra un mensaje informando que no se puede continuar con el proceso de convocatoria.
VERIFICAR Y ASENTAR MATRÍCULA
El ENCARGADO DE INGRESO CENTRO DE FORMACIÓN responsable podrá verificar la matrícula del aspirante y el registro de este, cuando toda la información sea verificada se realizará el asentamiento de la matricula, asignando al aspirante el número de la ficha de caracterización seleccionada y creando su registro académico que será el repositorio de todas sus acciones en el Sena, convirtiéndolo en un aprendiz.
EL USUARIO ingresa a la opción “verificar matricula”, el SISTEMAS le permite consultar. la ficha de caracterización donde se encuentra inscrito el aspirante ya sea por medio de los datos del aspirante o por medio de la información básica de la ficha.
El SISTEMA lista las fichas de caracterización del programa de formación perteneciente a la sede asociada al USUARIO.
Si la consulta se realiza por medio de los datos básicos de la ficha, el USUARIO podrá consultar las fichas por medio de los siguientes filtros: Código de la ficha, período de la oferta, departamento, fecha inicial, fecha final, jornada, estado: "EN MATRÍCULA ó EN EJECUCIÓN".
Si la consulta es por medio de los datos del aspirante el USUARIO puede realizar la búsqueda de las fichas por medio de los siguientes filtros: Nis, nombres, apellidos, tipo de identificación, número de identificación.
Si se listan fichas en estado “EN EJECUCION”, se debe tener un número de aprendices menor que el cupo establecido para la ficha en estado “FORMACION”, adicional no debe haber pasado la fecha límite de ingreso de aprendices nuevos para la ficha.
El SISTEMA valida que la fecha actual se encuentre dentro del periodo activo de Dirección General asociado a la convocatoria de la ficha. Si esto no se cumple el SISTEMA informa de este hecho y no permite continuar con el proceso.
EL SISTEMA muestra los requisitos de matrícula de la ficha de caracterización del programa al cual aplica.
EL SISTEMA lista los aspirantes en estado “CONVOCADO MATRICULA” para la ficha de caracterización seleccionada.
EL USUARIO selecciona el aspirante al cual se le realizará la matrícula. En caso que los documentos requeridos no estén completos, no sean correctos, el aspirante desista de la matricula o el aspirante no se haya presentado, el USUARIO podrá seleccionar la opción anular proceso de matrícula.
EL USUARIO confirma si todos los documentos se encuentran completos, puede visualizar el detalle de los datos del aspirante, en caso de faltar algun dato dentro del aplicativo en cuanto a los estudios realizados se pueden completar, y selecciona la opción "Asentar Matrícula".
El sistema cambia el estado del aspirante de "Convocado Matrícula" a "Matriculado".
Verificar Matrícula
Se ha realizado satisfactoriamente la matrícula del aspirante LUIS ANGEL CORREA [Nis:4899712]
EL SISTEMA crea el registro académico del aspirante para la ficha de caracterización, convirtiéndolo en aprendiz.
Si el programa de formación de la ficha de caracterización es de tipo “Titulada”, el registro académico queda en estado “INDUCCION”, si la formación es complementaria quedara en estado “EN TRANSITO”. E. sistema guarda la fecha de la matrícula.
ANULAR PROCESO DE MATRÍCULA
El ENCARGADO DE INGRESO CENTRO DE FORMACIÓN puede anular la matrícula de un aspirante si encuentra que al momento de la verificación del registro la información no corresponde o si el aspirante no se presentó a la convocatoria. La cancelación del proceso de matrícula implica convocar a un aspirante suplente en remplazo de aquel que se ha rechazado.
EL USUARIO ingresa a la opción “verificar matricula”, consulta la ficha, consulta aspirante y selecciona la opción "Anular Matrícula" y debe ingresar el motivo de la anulación.
El sistema toma la fecha actual y la guarda como fecha de la anulación.
El sistema cambia el estado del aspirante seleccionado de "Convocado Matrícula" a "Anulado Matrícula".
Se ha anulado la matrícula del aspirante ANGELICA ROMERO [Nis:4899718]
EL SISTEMAS toma el aspirante en estado “SUPLENTE” que se encuentre de primero en la lista de espera, según la ficha de caracterización y el puntaje de las pruebas de selección (si estas existen).
EL SISTEMAS cambia el estado del aspirante elegido de "SUPLENTE" a “SELECCIONADO" y envía un correo al aspirante que ha sido seleccionado con la siguiente información:
* Línea tecnológica * red tecnológica * programa de formación.
CONSULTAR CONVOCATORIA
El aspirante consulta la ficha a la que ha sido asociado y el estado que mantien con la ficha, también podrá consultar los requisitos y la fecha de la convocatoria para el inicio del proceso de matrícula.
Rol: Aspirante - Paquete: Matrícula.
EL USUARIO ingresa al el paquete matricula opción “Consultar convocatorias”.
EL SISTEMAS carga las ficha de caracterización donde se encuentra inscrito el USUARIO.
Si el aspirante se encuentra en estado “SUPLENTE”, el SISTEMAS le indica que aún no hay un cupo disponible para él, si el aspirante se encuentra en estado “SELECCIONADO”, y no se ha convocado matricula el SISTEMAS indica que se debe verificar más tarde pues todavía no tiene una convocatoria activa.
En caso de que el aspirante se encuentre en estado “CONVOCADO_MATRICULA”, el SISTEMAS carga la convocatoria para la entrega de requisitos de matrícula del programa con la siguiente información:
Al ingresar al ícono al lado de la casilla "observaciones", se podrá visualizar el detalle de la citación para asentar matrícula:
FINALIZAR PROCESO DE MATRÍCULA
Para las Fichas de Caracterización cuyos programas de formación son de tipo Complementario y/o a la Medida, el USUARIO debe manualmente cerrar el proceso de MatrículA.
Nota:Para las Fichas de Caracterización cuyos Programas de Formación son de tipo Titulado no a la medida el proceso de Finalizar Matrícula se hace de forma automática, solo para aquellas Fichas que se identifiquen como excepción en el proceso automático, el USUARIO debe cerrarlas manualmente.
El usuario ingresa a la opción "Finalizar Proceso de Matrícula", diligencia la información solicitada y da click en el botón de "Buscar Fichas".
El SISTEMAS muestra las fichas de caracterización en estado “EN MATRICULA” para Programas de Formación de tipo Complementario y/o a la medida. Lista las Fichas de Caracterización de Programas de Formación Titulada no a la medida que no se hayan cerrado automáticamente al finalizar el Evento de Matrícula de Dirección General y que fueron identificadas como excepción.
El USUARIO selecciona la(s) ficha(s) de caracterización a la(s) cual(es) se les realizara el proceso de finalizar matrícula. El USUARIO presiona el botón “Cerrar Matrícula” para cerrar el proceso de matrícula de las fichas seleccionadas.
CERRAR MATRÍCULA
Este proceso finaliza el proceso completo de matrícula y pasa la Fichas de Caracterización a estado "En ejecución" ó "Cancelada", dependiendo si existen aspirantes o no. El sistema verifica el cupo de la ficha para promover aspirantes suplentes a seleccionados en el caso de tener cupos libres.
Actor: Sistema.
Para las fichas cuyos programas de formación sean de tipo titulado y que no sean a la medida, las fechas establecidas para el evento de matrícula de la ficha de caracterización deben estar finalizadas.
Para las fichas cuyos programas de formación sean de tipo complementario y/o que sean de titulada a la medida, el USUARIO previamente ha seleccionado la finalización del proceso de matrícula.
Si no existe ningún aspirante matriculado, el SISTEMAS cambia el estado de la ficha de caracterización de “EN MATRICULA” a “CANCELADA” y Envía los mensajes correspondientes a la Gestión Desarrollo Curricular y a los aprendices.
CERRAR MATRÍCULA DE SUPLENTES:
Este proceso Finaliza el periodo de Matriculas extemporáneas en Fichas de Caracterización que estén en estado “En ejecución”.
El SISTEMA cambia el estado de los Aspirantes de estado “Convocado Matricula” a “Anulado Matricula”, de estado “Suplente” a “Rechazado”.
EL USUARIO ingresa a la opción “cerrar matricula de suplentes”.
EL SISTEMAS busca y visualiza las fichas de caracterización en estado “EN EJECUCIÓN” que tengan aspirantes en estado “CONVOCADO MATRICULA” o “SUPLENTE”.
EL USUARIO selecciona la(s) ficha(s) de caracterización para la(s) cual(es) desea cancelar la opción de matricular extemporáneamente aspirantes.
EL SISTEMAS selecciona todos los aspirantes en estado “CONVOCADO MATRICULA” de la(s) ficha(s) de caracterización seleccionadas y los cambia a estado “ANULADO MATRICULA”, EL SISTEMAS selecciona todos los aspirantes en estado“SUPLENTE”de la(s) ficha(s) de caracterización seleccionadas y los cambia a estado“RECHAZADO”.
REALIZAR MATRÍCULA ESPECIAL
Este caso de uso permite realizar matricular a un aspirante directamente a la ficha saltando los procesos anteriores. La ficha debe estar en estado "Matricula" o "En ejecución".
Rol: Encargado de Administración Educativa.
EL USUARIO ingresa a la opción “Realizar matricula especial”, El SISTEMA muestra un formulario con los siguientes campos para diligenciar:
* Usuario
* Ficha
* Tipo de población
* Justificiación
El usuario ingresa los datos solicitados y presiona el botón "Matricular".
El aspirante ha quedado Convocaco a Matrícula. El centro al que pertenece debe realizar el proceso Verificar Matrícula.
GENERAR REPORTE PARA CARNET
El SISTEMA permitirá generar un reporte de los aprendices matriculados en el SISTEMA, como insumo de información para la respectiva generación del carnet, dependiendo del SISTEMAS que utilicen para generarlos.
Las fechas de finalización del periodo de matrícula para formación titulada deben haber concluido.
Esta opción aplica únicamente para los programas de formación titulada.
Rol: Encargado de Ingreso del Centro
EL USUARIO ingresa a la opción Generar Reporte para Carnet, consulta la ficha.
El SISTEMA debe mostrar únicamente las fichas de caracterización del centro al cual pertenece el USUARIO (esto incluye las fichas de caracterización de las sedes y las subsedes del centro). Si no existen eventos de matrícula disponibles el SISTEMAS muestra un mensaje indicado que no se puede generar el reporte.
EL USUARIO selecciona la opción “Generar Listado”.
EL SISTEMA muestra la lista de aprendices matriculados con los siguientes datos en pantalla:
EL SISTEMAS genera un reporte en Excel con la siguiente información por cada aprendiz: * Nis * Primer Apellido * Segundo apellido * Nombres * Tipo de documento * Número de documento * Tipo de sangre * Nombre del programa * Código de la ficha * Centro * Red tecnológica * Fecha finalización del programa.
GENERAR REPORTE MATRÍCULA
El ENCARGADO DE INGRESO CENTRO DE FORMACIÓN podrá generar un reporte que le permita consultar la información del proceso de matrícula.
El gestor de red tecnológica también tiene la opción de generar este ripo de reporte.
El usuario ingresa a la opción "Generar Reporte de Matrícula".
El SISTEMA muestra un formulario de consulta para la generación del reporte:
